Manejo Caja Chica

Todos los responsables del manejo de fondos de caja chica, deberán cumplir las siguientes instrucciones:

- Son gastos de Caja Chica:
- Pasajes
- Fotocopias (Cuando las maquinas estándescompuestas ó cuando se requiera fuera de la oficina)
- Material de escritorio(solo material que no exista en almacenes)
- Material de limpieza (Detergente, papel y/otros)
- Refrigerio autorizado (Té, café,soda, azucar, etc)
- Trámites menores
- Llamadas telefónicas
- Compra de periódicos
- Otros gastos menores de Caja Chica
- Para respaldar los pagos realizados con fondos de caja chica, debenpresentar esencialmente facturas o con boletas valoradas, para pagos que no emiten facturas recibos y notas de venta.
- Estos documentos deben estar clara y correctamente llenados y detallados con losdatos de la empresa, como ser, el nombre, el Nº de NIT, la fecha, el importe numeral y literal, concepto del pago detallado o compra realizada, la cantidad si corresponde, etc.
- Las proformas noconstituyen una constancia de pago, por lo cual no se aceptarán como descargo en caja chica.
- El pago de facturas, recibos y/otros por diferentes conceptos, deben detallar en el dorso del original, elnombre y firma de la persona quien solicita el pago, motivo, destino y cualquier otra referencia que colabore con la correcta apropiación contable.
- El pago que se respalde con recibo emitido porla empresa, debe detallar en forma precisa el objeto del gasto, la firma del beneficiario debe estar aclarada con el nombre y Nº de C.I.
- Los respaldos deben ser presentados en original, solocorresponde fotocopia cuándo se requiera la boleta de pago original para continuar con algún trámite.
- Las facturas, recibos y/otros deben estar clasificados ordenadamente por fecha, por tipo de gasto,etc. Y presentados en ese orden en la planilla de descargo (Hoja electrónica con sumas parciales y totales) para que contabilidad proceda a su revisión y posterior contabilización en el mismo orden...