Manejo de archivos

ÍNDICE
I. Archivo.
1.1 Definición.
1.2 Tipos de Archivo.
II. Administración de Documentos.
2.1 Desarrollo.
2.2 La Administración Pública y los Documentos.
III. Ciclo Vital.
3.1 Concepto.
3.2 Fases.
IV. Clasificación.
4.1 Definición.
4.2 Métodos Directos o Formales.
4.3 Métodos Indirectos o Informales.
V.Instrumentos Descriptivos.
5.1 Guía.
5.2 Inventario.
5.3 Catálogo
5.4 Índice
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VI. Valoración Documental.
6.1 Conceptos.
6.2 Valores del Documento.
6.3 Expurgo y Depuración.
VII. Transferencia.
7.1 Concepto.
7.2 Transferencia Primaria.
7.3 Transferencia Secundaria.4
I. ARCHIVO
1.1 Definición.
Proviene del latín Archivum que significa lugar en que se conservan con
separación y seguridad documentos.
Existen varias definiciones de archivo pero todas coinciden en que archivo es:
a) Un conjunto de documentos.
b) Un conjunto de documentosdebidamente ordenados para su fácil
consulta
c) Lugar destinado a guardar documentos.
El concepto de archivo es muy variable en diversos autores, aunque la esencia
y objetivo sea el mismo.
ARCHIVO
1.­ Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte
material, producidos o recibidos por toda persona física o moral y por todo
servicio yorganismo público o privado en ejercicio de su actividad y son
conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias
necesidades; trasmitidos a la institución de archivos competente en razón de
su valor archivístico.
2.­ Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado,
conservación y servicios de los documentos.5
3.­ Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y
servidos.
DICCIONARIO DEL CONSEJO INTERNANCIONAL DE ARCHIVOS.
ARCHIVO
Uno o más conjunto de documentos sea cual fuere su fecha, su forma y soporte
material acumulados en un proceso natural por una persona oinstitución pública o
privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden para
servir como testimonio e información para la persona o institución que lo produce
para los ciudadanos o para servir de fuente de historia. (Antonia Heredia
Herrera, Archivística General)
ARCHIVO
Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos de sus funciones
porlas personas físicas o jurídicas, públicas y privadas.
Lugar donde se conservan y consultan los conjuntos de documentos.(MARÍA
LUISA CONDE VILLAVERDE. Manual de tratamiento de archivos
administrativos).
ARCHIVO
Lugar donde se custodian documentos públicos o particulares.
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Es el conjunto dedocumentos que han sido producidos por entidades públicas
o privadas, reunidos en un determinado lugar con fines de conservación y
ordenación científica, consulta y utilización. (T. SCHELLENBERG)
IMPORTANCIA
Un archivo no tiene la validez que debe tener, si no puede comprobar lo que
hace una institución o empresa, y esto se conoce por su documentación, que
comprueba suexistencia, su historia y sus actividades, la falta de un archivo,
priva a cualquier entidad del reconocimiento que ésta pueda tener ante una
institución pública y ante la sociedad en general.
Podemos así decir que la finalidad o importancia del archivo no es otra que el
servicio a la sociedad, materializado en el ofrecimiento de la información ya
sea de las instituciones...