MANEJO DE CAJA CHICA DEL ECUADOR

MANEJO DE CAJA CHICA DEL ECUADOR
CONCEPTO:
Es una cantidad de dinero en efectivo reembolsable, que sirve para cancelar obligaciones no previstas y urgentes, de valor reducido y que no sean factibles de satisfacer mediante la emisión de cheques.
OBJETIVO:
Tiene como objeto el de regular y establecer las normas y la utilización del Fondo de Caja Chica a fin de que estos cumplan con el propósitopara el cual se los autoriza. Estos fondos servirán únicamente y exclusivamente para cancelar pagos en efectivo
AMBITOS DE APLICACIÓN:
Se sujetarán a las disposiciones establecidas en este reglamento a las que asignen Fondos de Caja Chica y a los funcionarios y empleados responsables de su administración y manejo.
MONTO DEL FONDO DE CAJA CHICA:
El monto del Fondo de Caja Chica será hasta unmonto que no excederá de US$ 500.00, de acuerdo a las necesidades de la empresa; el mismo que será aprobado por el Presidente, y será utilizado únicamente y exclusivamente para el fin creado.
CREACION, APERTURA

Los departamentos que requieran de un fondo para realizar pagos de menor cuantía, deberán, mediante solicitud a gerencia, solicitar la creación y apertura del Fondo Fijo de Caja Chica.SOLICITUD YAUTORIZACIÓN

Para la creación del Fondo de Caja Chica, los vicepresidentes o la máxima autoridad del área que estableciere la necesidad de ampliar el fondo, formulará la solicitud correspondiente al Presidente, en la que justificará el requerimiento de apertura o ampliación del Fondo de Caja Chica caso contrario se devolverá al área solicitante señalando las razones.
Una vezrealizada el debido proceso debemos tener en cuenta los siguientes requisitos:
• Obtener la autorización del Presidente Ejecutivo
• Aprobada la solicitud será enviada al Vicepresidente
• Estos recursos no serán utilizados para mantener cuentas.
• En caso de que el administrador incurra en pagos no contemplados, se objetará por escrito con sus razones.
REPOSICION DEL FONDO

El responsabledesignado para la administración de este fondo deberá presentar obligatoriamente el cuadro de resumen de Caja Chica, utilizando el formulario respectivo al que se adjuntarán todos los vales de Caja Chica, pre numerados, certificados por el responsable del fondo y autorizados por el jefe inmediato. Se acompañaran, de haber estos documentos los originales de: facturas, notas o boletas de venta,liquidaciones de compra de bienes o prestación de servicios, tickets o vales emitidos por máquinas registradoras u otros que, por su contenido y sistema de emisión, permitan un adecuado control del gasto. Para el correcto funcionamiento del Fondo Fijo de Caja Chica, la reposición debe realizarse cuando se haya consumido por lo menos el 70% del valor del fondo. Al finalizar el ejercicio económico vigente,el responsable encargado de su manejo, presentarán a contabilidad la justificación del gasto efectuado con el último fondo asignado dentro de los cinco días posteriores a la finalización del ejercicio, y el saldo no utilizado será tomado en cuenta para la reposición al iniciarse el siguiente período.

FORMULARIOS.-

Para efectos de justificación del gasto y reposición del fondo, se establecenlos siguientes documentos:
• a) Formulario resumen de caja chica
• b) Formulario vale de caja chica
• c) Formularios de las casas comerciales o empresas proveedoras de bienes o servicios, tales como facturas, notas o boletas de venta, liquidaciones de compra de bienes o prestación de servicios, tickets o vales emitidos por máquinas registradoras u otros que por su contenido y sistema de emisiónpermitan un adecuado control del gasto efectuado, con sujeción a lo dispuesto por el Reglamento de Facturación, emitido por el Servicio de Rentas Internas; y,
• d) Los formularios, resumen de caja chica y vales de caja chica, serán proporcionados por contabilidad. Para efectos de control y por ser formularios pre numerados, los vales de caja chica, si por alguna circunstancia se desmejoraren o...