Manejo de caja chica
Páginas: 7 (1750 palabras)
Publicado: 25 de marzo de 2011
1. Objetivos Generales
1.01 Es política de la Organización establecer normas y procedimientos que coadyuven al desempeño y eficacia de la actividades generales y con el propósito de que las decisiones gerenciales sean uniformes, consistentes y viables para alcanzar los objetivos de la empresa.
2. Objetivos Específicos
2.01 Se emite el presente manual de procedimientos como unaherramienta de apoyo para fortalecer la estructura de Control Interno Organizacional y para regular lo relativo a constitución y manejo de fondos de Caja Chica.
3. Definición de Caja Chica
3.01 La caja chica constituye un fondo fijo asignado para atender pagos en efectivo exclusivamente para realizar gastos urgentes y de menor cuantía, los cuales no han sido considerados para lasemisiones de órdenes de compra y cheques por su reducido monto.
3.02 Los pagos por medio del fondo de caja chica deben establecerse en un rango que idealmente también significa que por esos montos no se emiten cheques individuales.
3.03 El monto de los pagos por caja chica no será superior a doscientos cincuenta quetzales exactos (Q 250.00).
3.04 Es terminantemente prohibido fraccionar lascompras con el propósito de evitar el cumplimiento de la Política de Compras.
4. Constitución y Administración de Caja Chica:
4.01 La constitución y ampliación de la Caja Chica se hará mediante solicitud escrita del ejecutivo a cargo de la unidad administrativa de su competencia.
4.02 La Presidencia del Consejo de Administración de la compañía aprobará, una vez analizada lasolicitud, mediante memorándum indicando el monto aprobado del fondo fijo.
4.03 Se faccionará acta administrativa para la entrega del fondo fijo señalando el lugar, fecha, hora y comparecientes.
04. El encargado del manejo y control de la Caja Chica, será el único responsable de administrar correctamente el fondo de Caja Chica, racionalizando el buen uso del efectivo.
05. Cada egresorealizado con este fondo debe ser sustentado mediante comprobantes válidos, que reúnan los requisitos administrativos, fiscales y tributarios.
4.06 La autorización para la adquisición de un bien o servicio corresponde a la Gerencia General o en su defecto a la Gerencia Financiera- Adminitrativa. El encargado, para efectuar los pagos con fondos de Caja Chica debe verificar que todos losdocumentos tengan la firma de los funcionarios autorizados; tales como facturas, vales, etc.
4. Ejecución del Fondo de Caja Chica:
5.01 Sólo se atenderán desembolsos en efectivo, cuando se trate de adquisiciones de importes menores, cuyo monto máximo de cada pago no exceda al previamente fijado en el acta de constitución del fondo. Debe entenderse que estos desembolsos preferentemente nodeberían representar el diez por ciento (10%) del monto del fondo fijo porque desnaturaliza el objetivo para el que fue creado.
5.02 Los desembolsos serán realizados para cubrir conceptos varios tales como: tarjetas de teléfono, servicio por entrega de correspondencia, pago por transporte de personas (taxis, movilización diaria en buses para efectuar comisiones ), parqueos, alimentos parapersonas, materiales y útiles de oficina, medicina, útiles de aseo y limpieza, tintas, tóner, reparaciones menores de equipo de oficina y armamento.
5.03 Se autoriza el pago de anticipos al personal de operaciones, exclusivamente a los agentes de seguridad en servicio.
6 Documentos para sustentar Gastos de Caja Chica:
Los documentos de los gastos y la naturaleza de losmismos es la siguiente:
01. Los anticipos de sueldos entregados a agentes de seguridad deberán documentarse con las boletas de pago establecidas y liquidarse mediante nómina que indicara la fecha, el código de registro del empleado, nombre y monto
02. Gastos de movilidad. Recibos preparados por S.O.S. con inclusión de su título y/o logotipo. En el concepto debe indicarse fechas, rutas,...
1.01 Es política de la Organización establecer normas y procedimientos que coadyuven al desempeño y eficacia de la actividades generales y con el propósito de que las decisiones gerenciales sean uniformes, consistentes y viables para alcanzar los objetivos de la empresa.
2. Objetivos Específicos
2.01 Se emite el presente manual de procedimientos como unaherramienta de apoyo para fortalecer la estructura de Control Interno Organizacional y para regular lo relativo a constitución y manejo de fondos de Caja Chica.
3. Definición de Caja Chica
3.01 La caja chica constituye un fondo fijo asignado para atender pagos en efectivo exclusivamente para realizar gastos urgentes y de menor cuantía, los cuales no han sido considerados para lasemisiones de órdenes de compra y cheques por su reducido monto.
3.02 Los pagos por medio del fondo de caja chica deben establecerse en un rango que idealmente también significa que por esos montos no se emiten cheques individuales.
3.03 El monto de los pagos por caja chica no será superior a doscientos cincuenta quetzales exactos (Q 250.00).
3.04 Es terminantemente prohibido fraccionar lascompras con el propósito de evitar el cumplimiento de la Política de Compras.
4. Constitución y Administración de Caja Chica:
4.01 La constitución y ampliación de la Caja Chica se hará mediante solicitud escrita del ejecutivo a cargo de la unidad administrativa de su competencia.
4.02 La Presidencia del Consejo de Administración de la compañía aprobará, una vez analizada lasolicitud, mediante memorándum indicando el monto aprobado del fondo fijo.
4.03 Se faccionará acta administrativa para la entrega del fondo fijo señalando el lugar, fecha, hora y comparecientes.
04. El encargado del manejo y control de la Caja Chica, será el único responsable de administrar correctamente el fondo de Caja Chica, racionalizando el buen uso del efectivo.
05. Cada egresorealizado con este fondo debe ser sustentado mediante comprobantes válidos, que reúnan los requisitos administrativos, fiscales y tributarios.
4.06 La autorización para la adquisición de un bien o servicio corresponde a la Gerencia General o en su defecto a la Gerencia Financiera- Adminitrativa. El encargado, para efectuar los pagos con fondos de Caja Chica debe verificar que todos losdocumentos tengan la firma de los funcionarios autorizados; tales como facturas, vales, etc.
4. Ejecución del Fondo de Caja Chica:
5.01 Sólo se atenderán desembolsos en efectivo, cuando se trate de adquisiciones de importes menores, cuyo monto máximo de cada pago no exceda al previamente fijado en el acta de constitución del fondo. Debe entenderse que estos desembolsos preferentemente nodeberían representar el diez por ciento (10%) del monto del fondo fijo porque desnaturaliza el objetivo para el que fue creado.
5.02 Los desembolsos serán realizados para cubrir conceptos varios tales como: tarjetas de teléfono, servicio por entrega de correspondencia, pago por transporte de personas (taxis, movilización diaria en buses para efectuar comisiones ), parqueos, alimentos parapersonas, materiales y útiles de oficina, medicina, útiles de aseo y limpieza, tintas, tóner, reparaciones menores de equipo de oficina y armamento.
5.03 Se autoriza el pago de anticipos al personal de operaciones, exclusivamente a los agentes de seguridad en servicio.
6 Documentos para sustentar Gastos de Caja Chica:
Los documentos de los gastos y la naturaleza de losmismos es la siguiente:
01. Los anticipos de sueldos entregados a agentes de seguridad deberán documentarse con las boletas de pago establecidas y liquidarse mediante nómina que indicara la fecha, el código de registro del empleado, nombre y monto
02. Gastos de movilidad. Recibos preparados por S.O.S. con inclusión de su título y/o logotipo. En el concepto debe indicarse fechas, rutas,...
Leer documento completo
Regístrate para leer el documento completo.