Manejo de documentacion

MANEJO DE DOCUMENTACION

CENTRO INDUSTRIAL Y DESARROLLO EMPRESARIAL
SENA

En años recientes, muchas agencias privadas y gubernamentales han averiguado la dura realidad de que tener un montón de datos no es la misma cosa que tener las respuestas que se necesitan. La capacidad de cualquier organización para conseguir sus objetivos depende de su capacidad para recolectar, manejar y entregar lainformación a la persona adecuada en el momento correcto.

Documento

Es toda información o hecho fijado o registrado en cualquier tipo de soporte material que sirvan para comprobar o acreditar algo. Abarca tanto la información contenida en el documento en si, como las diferentes formas que estos podrían tener tales como los documentos escritos, los discos duros de computador, disquetes, CD,cintas de video, audio y afiches, entre otros.

Documento controlado

Los documentos controlados son aquellos que describen los métodos y prácticas operativas de la entidad y que por lo tanto deben mantenerse actualizados para que sean verdaderas herramientas de gestión.

Documento externo

Documento generados por terceros y que se requiere para llevar a cabo los procesos en laAdministración Central Municipal. Algunos documentos externos son: informes, estudios, investigaciones, planos, especificaciones y en general toda información para la prestación del servicio, así como las normas técnicas, Leyes, Decretos y Resoluciones.

Documento obsoleto

Documento que es derogado por una versión más actualizada o mejorada.

Documentos por cobrar
Son cuentas por cobrar documentadasa través de letras, pagarés u otros documentos, proveniente exclusivamente de las operaciones comerciales. 
Documento por pagar
Son aquéllos en que consta la promesa de pagar incondicionalmente a una fecha determinada, cierta cantidad de dinero.
Objetivo
Su objetivo es establecer criterios básicos para la elaboración, identificación, revisión, aprobación, actualización y el control de cambiosde los documentos, que hacen parte del Sistema de Gestión de Calidad, Sistema de Control Interno y Sistema de Desarrollo Administrativo de la Administración de una empresa.
Alcance

Este procedimiento aplica para todos los documentos de origen interno y externo del Sistema de Gestión de Calidad, Sistema de Control Interno y Sistema de Desarrollo Administrativo.

Creación y/o actualizaciónUna vez detectada la necesidad de crear un documento o modificar uno existente, se deben cumplir los siguientes pasos:
El usuario interesado elabora un borrador del documento nuevo o modificado y lo presenta al comité conformado por los miembros del equipo técnico de calidad que hacen parte del proceso/subproceso para que analice, valide y revise la creación o modificación del mismo. Lassolicitudes de elaboración o modificación de documentos deberán realizarse a través de un correo electrónico con la justificación de la creación o el cambio, anexando el borrador del documento propuesto. El líder documental que hace parte del Equipo Técnico de Calidad debe llevar el estado de las solicitudes en medio magnético utilizando el formato Seguimiento a Solicitudes de
Creación o Modificación.Igualmente cuando en el proceso/subproceso participa una sola dependencia el análisis, validación y revisión de la solicitud de creación o modificación del documento, lo hará los miembros del equipo técnico de calidad.
En caso de no aprobarse el documento, se le informa al interesado las razones de la no aprobación.

Validación de los documentos

La validación de los documentos es realizadapor los integrantes del equipo técnico de la calidad que participan en los procesos/subprocesos objeto de la creación o modificación del documento. Debe existir un acta de validación de los documentos analizados por el Equipo Técnico de Calidad.
Una vez terminada la validación se remite al Líder documental quien verifica el cumplimiento de los requisitos de la norma fundamental. Si el documento...