Manejo De Formas En Organizaciones Y Organigramas

MANEJO DE FORMAS DE LAS ORGANIZACIONES

 Concepto.
Es la herramienta o medio de comunicación escrito normalmente impreso a través de un instrumento de reproducción gráfica, que por lo general contiene información fija escrita y espacio para información variable. En el momento que una forma se completa pasa a ser un documento. De acuerdo con el tipo de información y grado de dificultad para sullenado pueden integrar o acompañarse de un instructivo.

 Objeto de su utilización
Las formas representan el vehículo de transmisión de datos e información organizacional mas sencillo, claro y funcional, toda vez que permiten ordenar, sistematizar y orientar el manejo de cualquier otro recurso en términos escritos. Además, normativamente, cumplen con la finalidad de constituirse en documentofuente para efectos legales o de consulta.

 Fuente de Información.
Por lo general, las fuentes empleadas por una organización suelen ser diversas entre las más comunes se pueden mencionar las siguientes:
 Preparación para su uso interno; ej. Control para pedidos de papelería.
 Diseñadas para la presentación de resultados; ej. Informe a órganos de gobierno.
 Producto de un consultorexterno; ej, forma para un procedimiento.
 De uso comercial común; ej, forma para solicitud de empleo.
 Elaboradas por una autoridad normativa para uso interno y reporte de acciones; ej, declaraciones de impuestos.
 Requeridas por una instancia externa para su uso exclusivo; ej, encuesta de alguna cámara o confederación.
 Propuesta por un fabricante de papel o diseñador profesional; ej,formas continuas para captura de información.
 Requerimientos para su uso.
La existencia en mayor o menor medida de formas en una organización obedece a sus medidas específicas de trabajo, en función de los siguientes factores:
• Internos
o El instrumento jurídico que las crea.
o La desagregación de funciones derivadas de su base legal.
o La determinación de objetivos y programas.
o Lossistemas que se desarrollan para apoyar las funciones.
o La traducción en procedimientos, y por ende, en operaciones de las actividades.
o La definición de estrategias.
o El proceso de toma de decisiones.

• Externos
o Por cambios en las condiciones del entorno.
o Por decisiones tendientes a la globalización.
o Por pactos o convenios nacionales o internacionales.
o En atención a demandas declientes, usuarios o proveedores.

 Diseño
Preparación de una forma considerando su objeto, tipo de información que contendrá, origen, método de llenado, procedimiento en el que se utilizará, número de copias, usuarios y resultados esperados.
• Elementos funcionales
o Identificación
 Logotipo de la organización.
 Título.
 Fecha.
 Número de hoja.

En los dos puntos anteriores se puedeincluir, si es un cambio, la fecha y número de hoja que sustituye, según el tipo de documento, estudio o proyecto de que se trate
 Nombre de quien la elabore, revisa y/o autoriza.
 Clave de la forma.
o Orden de los componentes
 Secuencia de datos.
 Flujo del trabajo.
 Cuerpo (datos principales).
 Instrucciones al pie o en el dorso, o colocación de número entre paréntesis en cadaespacio a llenar y se anexa el instructivo.
o Condiciones para su llenado
 Manual: Requiere de espacios adecuados para lograr que la información quede suficientemente clara y evite errores de interpretación.
 En máquina: El espacio debe estar en relación directa y adecuada a la escritura de una máquina de escribir, aunque no exista una estandarización de este equipo.
 En impresoras de equipode cómputo: Este tipo de reproducción no debe representar problemas, ya que las formas deben haber sido creadas a través de la computadora desde un principio. En caso contrario, se puede usar un Scanner para capturarlas y darlas de alta en disco.
o Clases de formas
 De línea: Es una forma sencilla, cuyo contenido se limita a datos fijos que van seguidos por líneas para vaciar los datos...