Manejo De La Agenda

EL MANEJO DE AGENDA

Es un elemento clave en la organización y la productividad de tu oficina. Hay muchos aspectos del buen manejo de agenda que todas la(o) s asistenta (e)s administrativa(o) s deben conocer.
El buen manejo de agenda es una habilidad muy valorada. Es un elemento clave en la organización y la productividad de tu oficina. Hay muchos aspectos del buen manejo de agenda que todasla(o) s asistente(a) es administrativa(o) s deben conocer.
Cuando tu jefe tiene una reunión que sabes será complicada, conviene protegerlo de llamadas y visitas que lo distraigan de los temas importantes a ser tratados. De esta manera, el jefe será más productivo y tú serás directamente responsable de ese resultado. 
Los equipos ideales de jefe/secretaria o asistente/gerente son aquellos en losque la asistenta es responsable, junto con su gerente, de coordinar las citas. Para ello es conveniente que el jefe como la Asistenta manejen su propia agenda, para compararlas al final del día y organizar los compromisos del siguiente, manteniendo la misma información.
Conversa con tu jefe sobre los asuntos del día. Realiza los cambios necesarios (agregar, eliminar, etc.). Contacta a las personasafectadas por los cambios realizados en la agenda. Repasa con tu jefe los eventos de las próximas semanas. 
Adelántate a las necesidades del jefe. Esto reduce los apuros de último momento y la posibilidad contar con todos los elementos y materiales necesarios para una reunión en el debido momento.
Si llegan correos a última hora y la reunión ya ha comenzado, no dejes de hacérselo saber a tujefe.

CLAVES RÁPIDAS PARA MANEJO DE AGENDA

• Conocer las preferencias de manejo de agenda del o los jefes
• Dejar en blanco algunos espacios entre las citas anotadas para que tu jefe pueda devolver los llamados y atender algunos temas urgentes.
• Calcular los tiempos de viaje cuando las reuniones se realicen fuera de la oficina
• Dejar en blanco algunos horarios por la mañana para que eljefe se organice
• Dejar en blanco los horarios del fin de día para que el jefe pueda terminar sus asuntos y prepararse para el día siguiente.
• No utilices la agenda como archivador ni para tomar nota en seminarios o reuniones.

Antes no existía la tecnología. Se anotaban las citas en agendas de papel. Ahora los jefes y secretarias conocen la tecnología y muchos utilizan Blackberry, la Palm uotras herramientas electrónicas. La asistenta exitosa debe coordinar todas las citas para que se cumplan, para que no se vea afectada la productividad y para evitar papelones. (Ej. “Lo lamento, no puedo reunirme con usted el martes porque se superpuso otra cita”.) 

TIPOS DE AGENDAS:
* AGENDA ELECTRONICA:
En inglés Personal Digital Assistant (Asistente Digital Personal), es un computador demano originalmente diseñado como agenda electrónica (calendario, lista de contactos, bloc de notas y recordatorios) con un sistema de reconocimiento de escritura. Hoy día se puede usar como una computadora doméstica (ver películas, crear documentos, juegos, correo electrónico, navegar por Internet, reproducir archivos de audio, etc.).
Agenda personal:
* AGENDA CUERDO
La agenda (dellatín agenda, cosas que se han de hacer) es un libro o cuaderno con su parte principal originalmente en blanco, pero que con su uso se irá rellenando con las anotaciones que nos permitan recordar y planificar los diversos eventos previstos en nuestro tiempo de ocio o ejercicio profesional, los asuntos pendientes de hacer. Es una herramienta de trabajo imprescindible para un "ejecutivo", y una buena ayuda parala gente atareada o de flaca memoria.
* AGENDA DE REUNION:
En reuniones de negocio, la agenda se puede conocer también como """las órdenes del día""". La agenda se distribuye generalmente a los participantes de una reunión antes de la reunión, de modo que los asistentes estén enterados de los temas que se discutirán y puede prepararse consecuentemente para la reunión.
Generalmente la...