manejo de una agenda

Manejo De La Agenda Y Control De Citas

Manejo De La Agenda: 

Dentro de las actividades de los profesionales del área administrativa ( secretarias, archivistas, asistentes) se destaca el manejode las agendas, herramientas de trabajo para organizar todo lo relacionado con las citas de los clientes. 
Eso significa que es necesario tener un estricto control de los clientes y visitantes queacuden a la oficina en demanda de atención. Debe existir un juego de agendas, para jefe y secretaria. Cuando la secretaria trabaja para un grupo de profesionales, es necesario llevar una agenda paracada uno.
Hasta hace algunos años sólo existía la agenda tradicional, cuya presentación es ampliamente conocida por todos. 
Actualmente, gracias al avance de la tecnología, existen agendaselectrónicas de bolsillo y computarizadas, inclusive existe ya la agenda electrónica acompañada de su respectivo lápiz igualmente electrónico. Cualquiera que sea su presentación, en su esencia, la forma dellevarla no varía. 
Veamos el siguiente modelo de una página para el manejo de la agenda:

El manejo de las agendas requiere cuidado, decisión, atención y constante revisión de los compromisosempresariales y personales contraídos durante el desarrollo de las funciones nuestras o del jefe. Es natural que el jefe, en su paso por otras empresas y
obligaciones, y por parte nuestra, en su ausenciaotorguemos citas a clientes y visitantes.
Lo anterior nos obliga a revisar la agenda del Jefe tan pronto como llega. Esta revisión debe ser un trabajo compartido y acordado con él, porque seguramente sehan concedido citas simultáneas (el mismo día y hora. para diferentes personas). Cuando esto es detectado, inmediatamente se procede a ajustar la agenda y a confirmar a los interesados el cambio decita y razón de ese cambio. En este ajuste se consideran las prioridades de De no hacerlo, se trastorna la organización del trabajo del día, se incurre en una falta grave de consideración para con...