manejo del efectivo de caja

1. Manejo del efectivo de caja.
(Concepto y características)

El efectivo está constituido por los billetes, cheques, giros bancarios, boucher, saldo del dinero en la cuenta bancaria que se encuentran en ese momento depositado en el banco. En esa partida no se incluyen los saldos de los sellos de correo, vales de préstamos, en conclusión el efectivo es todo medio de intercambio que el bancoacepte como depósito.

El efectivo es el activo más corriente y más líquido de todos. En el balance general se presenta como caja o efectivo en cada y banco. Si parte del efectivo ha sido separado para un fin específico y no se tiene inmediatamente disponible para realizar pagos debe figurar separadamente en el balance general.

En esta cantidad podría estar constituida por partidas distintas aun formato específico como sería la compra de un activo o dinero en un banco clausurado.

CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO.- El objetivo básico del control interno es de salvaguardar el activo en este caso el efectivo y lograr una contabilidad más precisa.
Un buen sistema de control interno para el efectivo debe proveer procedimientos apropiados para proteger las entradas y salidas del efectivo ydebe cumplir estos requisitos básicos.

1. SEPARACION DE FUNCIONES.- Quien controle físicamente el efectivo ha de ser una persona diferente a la responsable de los libros de contabilidad. La persona autorizada para firmar los cheques no debe ser la que lo prepara, lo registra y hace la conciliación bancaria. El cajero no debe llevar los libros de contabilidad, ni debe tener acceso a losregistros relacionados con el efectivo, pero tampoco el personal de contabilidad debe tener acceso a caja. EL CONTADOR NUNCA DEBE MANEJAR EL EFECTIVO.

2. DEPOSITOS DE LOS INGRESOS EN EL BANCO.- Todo el ingreso que llega a la empresa por venta al contado, cuentas por cobrar o cualquier otro motivo debe depositarse íntegramente en el banco.

3. RECIBOS.- Las ventas al contado deben controlarse medianteel uso de la caja registradora. Dentro de esta debe haber una tira (cinta) de papel, cerrada con llave, en donde se imprimirá el valor de cada venta y su total.

4. CAJERO.- Cajero no se le debe permitir tener acceso a la cinta de la caja registradora. Al terminar la jornada del día el cajero realizará un recuento del efectivo y entrega el efectivo y el resultado a un empleado del departamentode tesorería. Ni el cajero ni el empleado de tesorería que recibió el efectivo tienen acceso a los demás registros contables.

5. FUNCIONES.- El cajero no debe ser la persona que realice el depósito en el banco ni registre la venta y el depósito. Con este control resulta imposible el fraude a menos que se realice en complicidad entre varios empleados.

6. INGRESOS RECIBIDOS POR VALIJA, CORREOSY MENSAJEROS.- El procedimiento para el manejo de los cheques y dinero recibido por valija, correos o mensajeros está basado en el mismo principio del control interno de que todas transacción debe participar dos o más empleados.

7. FORMULARIO.- El empleado que abre la correspondencia o la valija debe una lista con los valores recibido en la que incluirá todo el dinero y cheque recibido. Unacopia con la cantidad recibida será entregada a la caja junto con el efectivo y los cheques recibidos y otro copia irá al departamento de contabilidad para su registro. Esta lista debe tener el motivo que indujo el ingreso y el monto recibido.

8. EGRESO DE EFECTIVO.- Todo el efectivo recibido fruto de la venta al contado de las cuentas por cobrar y por correo debe depositarse íntegramente en elbanco. De esta manera se tiene un mejor control interno del efectivo.

9. DEPOSITO.- Un buen control interno en lo referente al efectivo exige que cada día serán depositado todo lo que llega a la empresa ya que todos los egresos se realizan por medio de cheques a excepción de los que se realicen por medio de la caja chica. Todos los cheques como los recibos de ingresos de caja, tienen que estar...