Manejo y control de archivo

PROCEDIMIENTO: MANEJO Y CONTROL DE ARCHIVO

2 PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

Este procedimiento tiene como propósito proporcionar a las áreas de correspondencia y archivo de las unidades responsables de la Empresa de Servicios Públicos de Tame “CARIBABARE E.S.P.”, un instrumento técnico administrativo que contenga los principales procedimientos para la recepción, seguimiento,organización, conservación, transferencia, préstamo, selección y control de la documentación manejada por la Empresa, así como de la generada por la misma.

3 ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los documentos generados y recepcionados. Debiendo establecer los mecanismos que garanticen un manejo ágil y controlado de la correspondencia; para efectos de promover un tratamiento eficazde los documentos de la Empresa.

4 REFERENCIA

□ Acuerdo 07 de 1994 “ Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos”
□ LEY 594 DE 2000 “ Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”
□ Acuerdo 011 de 1996 “ Por el cual se establecen criterios de conservación y organización de documentos”
□ Ley 80de 1989 “por la cual se crea el archivo general de la nación y se dictan otras disposiciones”
□ Decreto 1777 de 1990” por el cual se aprueba el acuerdo 01 de mayo de 1990 sobre adopción de los estatutos del archivo general de la nación”
□ Decreto 163 de 1992 “por el cual se aprueba el acuerdo 05 de 4 de junio de 1991 sobre la adopción de su estructura interna y se determinan lasfunciones de sus dependencias”
□ Decreto 1382 de 1995 “por el cual se reglamentan la ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los organismos nacionales al archivo general de la nación y se dictan otras disposiciones”
□ Decreto 998 de 1997 “ por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los archivos del orden nacionaldel sector central de la rama ejecutiva”
□ Acuerdo 09 de 1995 “por el cual se reglamenta la presentación de las tablas de retención documental al archivo general de la nación ordenadas por el decreto 1382 de 1995”
□ Acuerdo 12 de 1995 “por el cual se modifica la parte 1 del acuerdo 07 de 1994 reglamento general de archivos: órganos de dirección, coordinación y asesoría”
□Acuerdo 002 de 1996 “por el cual se adiciona el acuerdo 12 de 1995 que modifica el acuerdo 07 de junio de 1994”
□ Acuerdo 006 de 1996 “por el cual se crea el comité evaluador de comité evaluador de documentos del archivo general de la nación”
□ Acuerdo 011 de 1996 “por el cual se establecen criterios de conservación y organización de documentos”
□ Acuerdo 02 de 1997 “por elcual se prorroga el plazo de presentación de las tablas de retención documental de los organismos nacionales del sector central al archivo general de la nación”

5 DEFINICIONES

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.ARCHIVO DE GESTIÓN: Aquel en el que se reúnen la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continuo utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.

ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa en donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidadrespectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

ARCHIVO HISTORICO: Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación,...