manual acces

MICROSOFT ACCESS 2000
Qué es Microsoft Access ?
Access es un sistema, miembro del Paquete Office,
que permite crear, administrar y utilizar “BASES DE DATOS”.
UNA BASE DE DATOS ES UN CONJUNTO
DE ARCHIVOS RELACIONADOS. ADEMÁS, CADA UNO DE ELLOS
CONTIENE DATOS, TAMBIÉN RELACIONADOS, ALMACENADOS
MEDIANTE UN FORMATO QUE PERMITE ENCONTRARLOS DIRECTAMENTE, NO IMPORTA EL LUGAR DONDE SE ENCUENTREN.Es por esta razón, que los archivos que la informática maneja actualmente, en su inmensa mayoría, tienen este formato, ya que permite
el acceso instantáneo a la información. Access, como miembro del paquete Office, de la familia Microsoft, es, uno de los sistemas más populares para el tratamiento de información en archivos de formato “Base de Datos”.
La pantalla inicial de Access, se presentade la siguiente manera:

PÁGINA Nº 1

De acuerdo con todo lo dicho, más los conocimientos adquiridos en la última Clase de Excel 2000, sobre las utilidades y aplicaciones que
pueden darse a los archivos de Base de Datos, se adoptará como convención, desde
esta clase, EL HECHO DE QUE, SERÁ CONVENIENTE LA UTILIZACIÓN
DE LOS ASISTENTES QUE APORTA EL SISTEMA ACCESS, PARA LA
CREACIÓN,ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DE LOS MENCIONADOS
ARCHIVOS.
Esto obedece a la sencilla razón de que, el Sistema bajo
estudio, tiene principios propios de Programación de Computadoras, en un area
muy específica (la VISUAL) y con un Lenguaje muy complicado (el Visual Basic), por lo que, se torna casi imposible, la transmisión de conocimientos básicos
para la utilización práctica de las utilidades del Sistemay de los Archivos, sin entrar en consideraciones y explicaciones propias de Programación. Los asistentes
brindan todas las posibilidades de manejo apropiado de Access, sin ahondar en
aquel tipo de tareas específicas, y, sin ninguna aplicación para las personas ajenas
al tema Programación.
Entrando al Access:
Al comenzar a utilizar el Sistema, viendo la pantalla inicial, y, de acuerdo a losparámetros ya establecidos, deberá seleccionarse la Opción
“Asistentes, páginas y proyectos de Bases de Datos de Access” y clickearse en
Aceptar. Al realizar esta operación, aparecerá una pantalla que contiene dos fichas.
El aspecto de cada una de ellas, es el siguiente:

La de la inquierda (“General”), contiene distintos formatos de Bases de Datos, que podrán ser determinados por el Usuario,modo que se
adoptará para el trabajo en esta Clase. La otra ficha (“Bases de Datos”), presenta
PÁGINA Nº 2

Sistemas completos, con pantallas, menúes, listados, etc. preestablecidos, creados
y formateados automáticamente por Access, por lo que, su objetivo es que sean utilizados exclusivamente por personas totalmente inexpertas. El criterio a utilizar en
nuestras Clases, es el de que losAsistentes, “asistan” o “apoyen”, las determinaciones de los usuarios, dándoles libertad de movimientos.
Una vez aclarado esto, y siguiendo con el precedimiento, se optará por el ICONO “BASE DE DATOS”, de la ficha “GENERAL”.
Access, inmediatamente, solicitará información, sobre el nombre a asignar al archivo (sugiriendo “BD1”), y la carpeta donde se lo guardará. Una vez definido esto,
mostrará lasiguiente pantalla:

Aquí, comenzará el proceso de trabajo con los Asistentes de Access. La ventana, muestra, a la izquierda SIETE OBJETOS, de los
cuales, los más habitualmente utilizados son TABLAS, FORMULARIOS E INFORMES

Cómo crear Tablas en Access:
PÁGINA Nº 3

El primer paso será seleccionar el OBJETO “TABLA”, y la OPCION “CREAR UNA TABLA UTILIZANDO EL ASISTENTE”. El trabajoinvestigativo fuera de horario de clase, posibilitará conocer los
procedimientos a realizar si se elige cualquiera de las otras opciones. Al utilizar la
ya mencionada, comenzará el trabajo del Asistente, apareciendo la siguiente caja de
diálogo:

En ella, se pueden observar distintos tipos de TABLAS
DE EJEMPLO (en total 25), y dentro de cada uno de ellos, un listado de CAMPOS PREDETERMINADOS (los...