Manual access

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Guía Rápida de Access

¿Qué es una base datos? Una Base de datos permite gestionar y organizar una serie de datos. Por ejemplo, podemos utilizar Access para llevar la gestión de fichas de los artículos de nuestro almacén, introduciendo, modificando, actualizando, sacando informes por impresora, etc. Podemos por ejemplo realizar consultas tales como: ¿qué maestro imparte determinadasmaterias? ¿cuántos alumnos toman una materia en particular? y otras cosas más... En este curso nos vamos a centrar sobre todo en el capítulo de crear, modificar etc. una base de datos sin utilizar el asistente. El asistente es un programa que nos va guiando paso a paso a la hora de crear una tabla, un formulario, una consulta, etc. Porque así vemos de dónde sale cada cosa. Así aprendemos a modificar uncampo, un formulario, etc. a nuestro gusto. Iniciar Access Cuando ponemos en funcionamiento el programa, nos aparece una pantalla de inicio donde se nos pregunta si queremos: • • • Crear una base de datos en blanco. Utilizar el asistente para crear una base de datos Abrir una base de datos existente

Como hemos dicho que todo el trabajo será a mano, pasaremos totalmente del asistente yescogeremos la opción Base de datos en blanco. Seguidamente nos aparecerá la ventana donde se nos pide el nombre de la base de datos que se creará. La primera base de datos Es importante que antes de comenzar a diseñar una base de datos tengamos definido lo siguiente: 1.- Determinar la finalidad de la base de datos 2.- Determinar las tablas que se necesitan en la base de datos

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3.- Determinar loscampos que se necesitan en las tablas 4.- Identificar los campos con sus valores 5.- Determinar las relaciones entre las tablas 6.- Precisar el diseño Vamos a comenzar creando una sencilla base de datos que podría servir para tener el directorio de maestros. Esta primera base de datos servirá como ejemplo para comenzar a ver los pasos necesarios para trabajar con ella. Esta primera base de datosnos ayudará para familiarizarnos con el programa. Colocaremos un nombre a nuestra base de datos como por ejemplo, MAESTROS y aceptaremos el cuadro de diálogo. Access colocará automáticamente al archivo la extensión MDB. Seguidamente, aparecerá la pantalla inicial para empezar a crear nuestra base de datos:

Observemos que en la ventana aparecen unas pestañas en la parte superior: Objetos de laBase de Datos Tablas: Unidad donde crearemos el conjunto de datos de nuestra base de datos. Estos datos estarán ordenados en columnas verticales . Aquí definiremos los campos y sus características. Más adelante veremos qué es un campo. Consultas: Aquí definiremos las preguntas que formularemos a la base de datos con el fin de extraer y presentar la información resultante de diferentes formas(pantalla, impresora...) Formulario: Elemento en forma de ficha que permite la gestión de los datos de una forma más cómoda y visiblemente más atractiva. Informe: permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para imprimirlos.

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Macro: Conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas repetitivas. Módulo: Programa o conjunto de instrucciones enlenguaje Visual Basic

Una base de datos comienza con el diseño de una tabla. Para ello, es necesario plantearse primero qué datos necesitamos. En nuestro ejemplo, necesitaremos: Código Nombre Apellido Paterno Apellido Materno Calle Colonia Municipio Código Postal Teléfono Oficina Teléfono Casa Tiempo Variable Tiempo Fijo Observaciones

Puede ser un sólo campo

Vamos a ver primero unosconceptos básicos en el diseño de una BD (en adelante abreviaremos de esta forma la palabra Base de Datos). Campo: unidad básica de una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el Nombre de una persona Registro: conjunto de campos. Un registro vendría a ser algo así como una ficha. Base de datos: conjunto de registros total. En la siguiente tabla aparecen como campos APELLIDO PATERNO, APELLIDO...