Manual Administrativo De Sistema De Información

DEPARTAMENTO DE ALMACÉN
2007
MANUAL ADMINISTRATIVO
Sistema Automatizado de Búsqueda y Digitalización de Documentos (SABDD)




SECRETARÍA DE EDUCACIÓN EN EL ESTADO

MANUAL ADMINISTRATIVO

NOMBRE DEL SISTEMA

SABDD: Sistema Automatizado de Búsqueda y Digitalización de Documentos.

RESUMEN ADMINISTRATIVO
En los siguientes puntos desarrollados en el sistema semuestra que el sistema “SABDD” desarrollado para el departamento de Almacén de la SEE permite realizar una búsqueda y digitalización de documentos de forma rápida, fácil y segura, ya que estos procedimientos se llevaban a cabo de forma manual.

Este documento muestra de forma general cuáles son los datos de entrada y salida, así como el funcionamiento de sistema; se muestran a detalle losrequerimientos técnicos, humanos y económicos así como la planeación del proyecto y los costos del mismo.

PLANTEAMIENTO

La dependencia que requirió el sistema:

* Nombre: Secretaría de Educación en el Estado – Departamento de Almacén
* Dirección: Av. Siervo de la Nación s/n Col. Lomas del Valle
* Giro: Educativo
* Representante Legal: Lic. Angel Reyes Tapia

Larazón por la que fue solicitado el sistema se explica brevemente ejemplificando con dos estados A: que es la situación actual de la dependencia y el estado B: que sería la situación con el sistema.
Estado A: La búsqueda de documentos de salidas se realiza de manera manual, ya que los documentos están almacenados en forma física en carpetas, lo cual puede llevar a grandes problemáticas si no se tienecuidado con su correcto almacenamiento; esta forma de almacenamiento de documentos tiene una gran limitante, los documentos están almacenados por folio, quizás una búsqueda por folio no sea tan tardada, pero es una problemática cuando se requieren buscar todos los documentos de un centro de trabajo en particular ya que puede haber documentos de ése centro de trabajo en todas las carpetas.
EstadoB: La operación de búsqueda de documentos se llevará a cabo de la siguiente manera: cada vez que se genere una salida y tenga sus respectivos sello y firma, éste documento será escaneado por un encargado, el documento será guardado por número de folio y año (el año es debido a que cada año vuelven a iniciar los números de folio) y mediante una base de datos se relacionará éste documento por elnumero de folio, el centro de trabajo, la clave, el municipio y el año en el que fue expedido; entonces, cada vez que el usuario requiera de algún documento en específico, la nueva aplicación mostrará en pantalla opciones para buscar el documento por número de folio, por centro de trabajo, por clave, por municipio o por año, al dar la opción “buscar”, si son correctos los datos que el usuariointrodujo, se mostrara en pantalla los documentos encontrados con los datos solicitados, un icono nos dará la opción de abrir el documento ya sea para consulta o para impresión. Con respecto a la manera convencional de búsqueda, en esta nueva aplicación que tendrá el sistema si permitirá buscar, por ejemplo, todos los documentos de algún centro de trabajo en específico, su búsqueda será eficaz yoportuna para darle una mejor atención al cliente o a la persona que lo requiera.

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS INFORMÁTICOS

Empresa Prestadora de Servicios:
Entidad prestadora de Servicios: Plus1, S. de R. L.
Con domicilio en: Alamo #292, col. Jardines del Rincón, C.P. 58270, Tel. 01(443)3241666, Morelia, Mich.
Direcciones de Correo electrónico: kplus-1@hotmail.com
Dirección de CorreoPostal: Alamo #292, col. Jardines del Rincón, C.P. 58270, Tel. 01(443)3241666, Morelia, Mich.

Cliente:
Nombre del Cliente: Secretaria de Educación en el Estado, departamento de almacén.
Con Domicilio en: Av. Siervo de la Nación s/n Col. Lomas del Valle.

Dirección de Correo Postal: Av. Siervo de la Nación s/n Col. Lomas del Valle.
OBJETO
El objeto del presente contrato y, por...