Manual Backup Rio

MANEJO DE LA INFORMACIÓN EN MEDIO ELECTRÓNICO.

Paso 1°. Organización del archivo electrónico. Los archivos electrónicos deben estar organizados de acuerdo a la Tabla de Retención Documental, refiriéndose a los documentos que se generan en cada dependencia en ejercicio de sus funciones con sus respectivas Series, subseries y tipos documentales. Estos son algunos de los términos de referencia:Archivo Electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

Carpeta o Expediente electrónico: Es el expediente que se utiliza para organizar los archivos por categorías, Series ysubseries.

Documento Electrónico de Archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

Mensaje de datos: Es la información generada, enviada, recibida,almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares.


Ejemplo de la organización del archivo electrónico:

C:\ ACTAS\ Actas de Asamblea General\Actas de Asamblea General 2008\Anexo Acta



Serie Subseries Tipos Documentales












Paso 2°. Identificación del archivo electrónico. El nombre del archivo electrónico es de suma importancia para la localización y el acceso a lainformación, este debe ser breve, descriptivo y distintivo; al momento de nombrarlos no se debe colocar caracteres particulares como guiones u otros símbolos.

Paso 3°. Rotulación de los discos. Cada disco debe identificarse igual que la rotulación para los archivos en formato papel o físicos.

Ejemplo:

Rio Arquitectura E Ingeniería

Área Comercial
Informes de Gestión.





I semestre2015.

CD 1 de 2





Paso 4°. Inventario Electrónico. Realizar el inventario electrónico con una breve descripción del contenido de cada carpeta electrónica, teniendo una lista de los archivos electrónicos que se custodian en la Unidad.

Paso 5°. Manejo y Conservación de los medios electrónicos. Se debe proteger la información almacena en estos tipos de medios (correo electrónico, CD-ROM o lector,CD-RW o Regrabable, DVD, Memoria USB, Discos duros externos. Etc.). Para esto es necesario:

a) Los mensajes que llegan por correo electrónico, además de ser almacenados en el buzón del correo electrónico Institucional, se deben guardar y mantener en la carpeta electrónica correspondiente de la Serie, Subseries o tipo documental, de ser necesario según su valor.

b) Cambiar periódicamente lacontraseña del correo Institucional.

c) Depurar la información del correo electrónico, que no sea de importancia o no tenga ningún valor para la Unidad entorno a sus funciones, evitando el saturamiento del sistema, es necesario asegurarse de que el material que se va eliminar ya no es necesario. Ejemplo: Spam.

d) Para discos (CD, DVD, etc.) se deben mantener en forma vertical, evitar exponerlos atemperaturas altas, rayos solares o campos magnéticos.
e) No se deben colocar objetos sobre ellos, ni papel engomado o adhesivo en los discos.

f) En el Disco duro del equipo de escritorio o portátil se debe mantener la información que se maneja con mucha frecuencia y de importancia para el desarrollo de las funciones en cada Unidad, evitando la saturación de información en los equipos.

g) Lasmemorias USB y Discos duros externos deben ser analizadas cada vez que se conectan al equipo, con programas de antivirus instalados que detecte y elimine los virus.

Paso 6°. Back-up o copias de seguridad. Realizar una migración periódica de la información importante a medios electrónicos como los mencionados anteriormente, evita la posible pérdida irreparable de la información por cualquier...