Manual basico de cuentas por pagar

Manual de Cuentas por Cobrar y Pagar
Cuentas por cobrar
American express
Debido a que la mayoría de nuestra ventas son de cliente mostrador no hay mucho que cobrar sin embargo trabajamos con american express el cual es un banco que nos cobra una comisión por canalizar nuestras ventas con su tarjeta y una cuota de aceleración por el pronto pago de las mismas, es por ellos que diario se realizaun vaciado en una hoja de trabajo para calcular cuando es de comisión y cuando de depósito en el banco del total de mis ventas de un día.
Cada día Tesorería nos proporciona un reporte de las ventas pagadas con amex con el día se tiene que crear la cuenta por cobrar, para esto se crea una nota de debido de clientes por cada tipo de venta; a 0 meses, 6 meses y 12 meses, utilizando como cuentacontable las cuentas de caja de cada venta.
Posteriormente una vez que se tenga la hoja de trabajo llena procedemos a crear la nota de debito de proveedores que es en donde creamos el pasivo de las comisiones que nos cobraron.
Se captura el pago recibido de cada venta para después realizar la reconciliación, para realizar esta es necesario seleccionar los 4 socios de negocios: los 3 clientes y elacreedor
Cobranza
Operadora factory cada mes se realiza una factura por el concepto de arrendamiento de un local, el pago se espera dentro de los primeros 10 días de cada mes.
Tenemos un convenio con el proveedor que por cada reparación que hagamos a lo largo de un mes de sus marcas se las cobramos, es por ello que cada mes le generamos 2 facturas por concepto de CTR y tiene 28 días de plazopara pagar a partir de la fecha de revisión
En ocasiones se realizan facturas por concepto de promociones o publicidad, cuando ocurre esto generalmente no hay pago ya se acuerda una compensación con cada proveedor.
Cuentas por pagar
Pagos diarios
Cada mañana se realiza una lista de los documentos pendientes de pago programados para ese día, se verifican los saldos que hay y en compañía delDirector se acuerdan cuales si pasan para pago el día o cuales pueden quedar pendientes.
Cabe recordar que la política de pagos es que entran los documentos a revisión los días martes en un horario de 9:00 a 14:00 hrs y la promesa de pago son los días miércoles de la semana siguiente de un horario de 9:00 a 16:00 hrs regularmente pagamos con transferencia solo en casos muy especiales se realizacheque.
Rentas
Cada mes se debe realizar la programación de los pagos de todos los locales que tenemos, para ello se cuenta con una hoja de ayuda en la cual tenemos los conceptos que acordamos pagar de acuerdo al contrato, para tener una certeza de que lo que pagamos está bien se solicitan aviso de cobro o sus facturas escaneadas para confrontar la información, como tip importante en ocasiones lasplazas facturan a su conveniencia es por ello que no son confiables al 100% siempre hay que remitirse al contrato y acordar con ellos porque hay diferencias y resolver antes del pago .
Como parte del control de las rentas se lleva un check list que nos muestra los cambios que hemos tenido en el año ya que las indexaciones que sufren a lo largo del año cambian nuestros pagos.
Es recomendable queposterior al pago de la renta se realicen en forma aleatorio envío de estado de cuenta o confrontación de saldos para asegurar que no se tenga problemas posteriores o saldos pendientes de pago.
Recuperación de originales
Como se tienen muchas sucursales foráneas es difícil tener la factura original antes del pago es por ello que posterior a los pagos se le avisa a la gerente de cada sucursal paraque vaya a la administración a recoger nuestras originales y tiene como instrucción faxear de inmediato las mismas para corroborar que el pago fue correcto, en laguna sucursales nos apoya la administración con una nota de crédito misma que tenemos ya en nuestra hoja de ayuda para el pago sin embargo en el sistema no se puede provisionar hasta que se tenga el original, esto para evitar dar por...