Manual Caja Chica Camsa

MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
Área: Coordinación de Área en Servicios
Administrativos

Presidencia

Fecha de Emisión:
Marzo 2012
Página 1 de 9
Código: ADM-001

Procedimiento: CAJA CHICA

OBJETIVO
Establecer las normas y procedimientos inherentes para el manejo y disposición del fondo de caja
chica, en cuanto a su determinación, control y registro.
INVOLUCRADOS
 Presidente
 Director Adjunto Coordinación de Área en Servicios Administrativos
 Analista de Procesos Administrativos
 Analista Especialista en Administración
DOCUMENTOS Y/O FORMULARIOS QUE INTERVIENEN
 Punto de Cuenta
 Orden de Pago
 Cheque Comprobante
 Relación de Gastos.
 Arqueo de Caja
BASE LEGAL
Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público publicado en
la Gaceta Oficial dela República Bolivariana de Venezuela, N° 5.781 de fecha 12-08-2005.
NORMAS GENERALES
1.

2.
3.

4.

La Junta Directiva es quien debe autorizar la apertura del Fondo de Caja Chica, mediante
oficio o documento que acredite tal decisión con indicación del responsable del manejo del
Fondo de Caja Chica de la Corporación de Abastecimiento del Estado Miranda S.A.
El Director Adjunto podrá autorizar sóloel cierre del Fondo de Caja Chica.
El Fondo de Caja Chica será administrada por el Coordinador de Área en Servicios
Administrativos o en su defecto por aquel funcionario designado por el Presidente mediante
documento escrito.
El monto máximo para la apertura del Fondo de Caja Chica será por el equivalente a
doscientas unidades tributarias (200 U.T.)
Junta Directiva

Aprobado

Presidente

2011Peñaloza & Asociados – CPA Associates Internacional

Secretario

Jefe de la Unidad

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PROCEDIMIENTOS
Área: Coordinación de Área en Servicios
Administrativos

Presidencia

Fecha de Emisión:
Marzo 2012
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Código: ADM-001

Procedimiento: CAJA CHICA

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12.

13.

14.

Los montos máximos a ser pagados a través del Fondo de Caja Chica no deberán sersuperiores al equivalente de veinte unidades tributarias (20 U.T.)
Los gastos deben obedecer a estrictas emergencias, que de no ser cubiertas, paralizarían el
normal funcionamiento de la unidad administrativa correspondiente.
Las facturas deberán cumplir con las disposiciones establecidas por el Servicio Nacional
Integrado de Administración Aduanera (SENIAT) relacionadas con la impresión, emisión yelaboración de facturas.
No se podrán utilizar dichos fondos para cubrir desembolsos para la cancelación de deudas
por concepto de compras a largo plazo, cambiar cheques, hacer préstamos o vales al
personal.
Los aumentos e incrementos del Fondo de Caja Chica sólo podrán ser autorizados por la
Junta Directiva mediante acta expresa al efecto.
El Coordinador de Área en Servicios Administrativos, debellevar registro de todas las
reposiciones efectuadas al Fondo de Caja Chica, siguiendo un orden correlativo y cronológico
de cada reposición.
El Coordinador de Área en Servicios Administrativos, sólo deberá cancelar los gastos cuyas
facturas a cancelar se presenten en original sin enmendaduras, borrones y tachaduras, o
aquellas cuyo concepto este definido como “Varios”, a tal efecto de presentarseesta situación
deberá presentar por escrito una exposición de motivos que lo justifique y someter a
consideración del Director Adjunto si se procede o no con el pago.
El Coordinador de Área en Servicios Administrativos deberá solicitar la reposición del Fondo
de Caja Chica al Presidente de la Corporación sólo cuando se haya utilizado o gastado al
menos el setenta y cinco por ciento (75 %) montototal del fondo.
La solicitud de reposición del fondo de Caja Chica debe acompañarse de los documentos que
se señalan a continuación: a) Relación de los gastos realizados, b) Comprobantes de los
pagos efectuados, c) Arqueo de la Caja Chica (estado en que se encuentra).
La reposición de Caja Chica deberá efectuarse en forma ordenada y de conformidad con lo
establecido en el clasificador de...