MAnual coordinador de compras


MANUAL DE FUNCIONES ESPECIFICAS POR CARGOS DE LA EMPRESA ASERAGRO S.A.S
ELABORADO POR:

APROBADO POR:

NOMBRE DEL CARGO:
Coordinadora de compras Nacionales e Internacionales
PROCESO:
REPORTA A: Coordinador Administrativo
CARGOS SUBORDINADOS: Ninguno
MISIÓN DEL CARGO: Realizar negociaciones a nivel nacional e internacional buscando optimas alianzas estratégicas, además deProgramar, coordinar, ejecutar y controlar la adquisición de las mercancías que necesita la empresa para su adecuado funcionamiento, velando por que dichas adquisiciones se realicen en el momento justo, en las cantidades necesarias, con la calidad adecuada y al precio más conveniente.
REQUISITOS DEL CARGO: Organización, Capacidad para trabajar bajo presión, Habilidad para la solución de Problemas,Buenas relaciones Interpersonales, Trabajo en equipo, Simpatía, Honestidad, gran capacidad de comunicación, perseverancia.
EXPERIENCIA: ------
CONOCIMIENTOS: Comercio Exterior, Excel, Inventarios, Análisis de datos, Normas de Aduanas.
IDIOMA: Español - Ingles
FUNCIONES ESPECÍFICAS:
1. Estar en constante comunicación con los proveedores nacionales e internacionales.
Se realizan llamadas o seenvían diferentes e-mails actualizando el precio de los productos y de igual manera se buscan obtener nuevos créditos y nuevas opciones de cupos. Día tras día se solicitan cotizaciones y se hace seguimiento a la pronta respuesta por parte del proveedor.
2. Llevar un seguimiento constante a las solicitudes de compras generadas por las demás áreas de la empresa y a su vez mantenerlas actualizadas segúnel proceso en el que se encuentran.
En el módulo de solicitudes de compra del sistema integrado se encuentran todos los productos que son requeridos por nuestros clientes o aquellos que deben mantenerse en stock (La solicitud de compra se genera por las distintas áreas de Aseragro), de tal manera, es necesario estar actualizando este módulo para verificar que solicitud de compra está pendientepor procesar. Una vez se identifica el producto y el proveedor a quien se realiza el pedido, se procede a consolidar diferentes solicitudes según su valor, peso y volumen. Esto es con el fin de buscar siempre un costo efectivo en el transporte internacional que nos permita mantener o en lo posible nos permita disminuir el factor de importación.
3. Realizar órdenes de compra y actualizar elseguimiento de las mismas.
Las órdenes de compra son otro modulo del sistema integrado. Estas se pueden generar desde este módulo o por el contrario se generan directamente desde una solicitud de compra. En esta orden de compra se especifica la moneda de la negociación, si el producto en nacional o de importación, se selecciona el proveedor, el cliente, la forma de pago, la fecha de la solicitud, eltiempo de entrega, la cantidad a solicitar del producto, la descripción del producto y su respectivo costo, además de las observaciones requeridas en algunas órdenes de compra. Finalmente cada orden de compra se guarda en un archivo PDF con su consecutivo correspondiente y se envía al proveedor.
Adicional a esto, se lleva un seguimiento de las órdenes de compra en un archivo en Excel que seencuentra en info general y se llama Seguimientos órdenes de compra 2012 – 2013. En este archivo se puede investigar detalladamente el estado de cada una de las órdenes de compra generadas en el año.
4. Realizar archivo de cada orden de compra Internacional (En la carpeta deben ir los siguientes documentos: solicitud de compra, orden de compra, factura comercial, declaración de importación, liquidaciónde importación y demás documentos que intervengan en el proceso de dicha orden).
El proceso inicia con el registro de una solicitud de compra (de importación) y luego con su orden de compra respectiva, estos documentos son los primeros en archivarse. Una vez el proveedor envía la factura comercial se anexa a esta carpeta, tan pronto llega el producto a la empresa se anexa la declaración de...