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Manual Documental




Fecha
Versión
Elaboró
Revisó


03/12/2014


1.0

Osvaldo Guevara Sánchez

Nilda Patricia Martínez Cruz














Índice
Introducción 5
Capítulo I Disposiciones Generales 6
Propósito 7
Objetivo 7
Alcance 8
Justificación 8
Políticas 9
Responsables 9
Normas Generales 10
Capítulo II Gestión de la Documentación 11
Procedimiento de Recepción 12
Medio mecánico: 12
Medioelectrónico: 13
Procedimiento de Despacho 14
Medio mecánico: 14
Medio electrónico: 15
Procedimiento de Envió 16
Medio mecánico: 16
Medio electrónico: 17
Capítulo III Actualización y Resguardo de información de documentos 18
Introducción 19
Objetivo 20
Justificación 20
Propósito 20
Alcance 21
Responsables 21
Procedimiento de actualización y resguardo 22
Actualización de Documentos 23
Procedimientopara Actualizar los Documentos 24
Mecánicamente: 24
Electrónicamente: 25
Resguardo de Documentos 26
Procedimiento para Resguardar los Documentos 27
Mecánicamente: 27
Electrónicamente: 28
Capítulo IV Anexos 29
Formato de Registro de Documentación 30
Formato Electrónico de Registro de Documentos 31
Formato de Acuse de Recibo de Documentos 32
Diagrama de Flujo de Recepción de Documentación 33Diagrama de Flujo de Despacho de Documentación 35
Diagrama de Flujo de Envió de Documentación 36
Anexos de Actualización y Resguardo de Documentos 37
Formato de Resguardo de Documentos 38
Diagrama de Flujo de Actualización de Documentos 39
Diagrama de Flujo de Resguardo de Documentos 41
Capítulo V Glosario de Términos 42


Introducción

El Programa de Gestión Documental es la recopilación de loslineamientos que se aplican en la administración del “HOTEL PREMIER” para lograr agilidad y eficiencia en el desarrollo de las actividades que sustentan y en la toma de decisiones al interior de la organización, es una guía en forma clara y sencilla en la cual los pasos que deben seguirse para el desarrollo de las funciones relacionadas con el flujo documental y los procedimientos. Tiene lafinalidad de servir de apoyo y orientación en las gestiones administrativas.




Capítulo I Disposiciones Generales




Propósito

Establecer los lineamientos generales para la administración de los documentos y servir como instrumento de orientación en el manejo de estos, así mismo facilitar un efectivo manejo documental, archivístico y de los demás temas relacionados con la gestión documental, que seannecesarios durante el desarrollo de las actividades diarias de la Entidad.

Objetivo

Estructurar el Programa de Gestión Documental y los procedimientos que orienten armónicamente al desarrollo de “HOTEL PREMIER”. Definir los mecanismos y controles adecuados para la información documental que se recibe, permitiendo así el cumplimiento de las políticas archivísticas.



Alcance

Este Manualaplica al personal directamente involucrado en el Sistema de Gestión de la Documentación los procedimientos determinados en el manual de gestión documental y serán de riguroso cumplimiento y aplicabilidad por todos los funcionarios involucrados en el proceso de gestión documental.
Justificación

El programa de Gestión Documental implementado en “HOTEL PREMIER” se fundamentó esencialmente en lacentralización de la recepción, despacho y envío de las todos los documentos que ingresan al “HOTEL PREMIER” y se distribuyen a cada una de las dependencias respectivas y de igual forma facilitarle el acceso a los documentos que requieren consultar.
Obedece a la necesidad de establecer pautas que permitan el control y la administraciónde los documentos, que se generen o se reciban en la entidad; con el fin de contribuir al desarrollo del Programa de Gestión Documental, el cual permite la integración de los procesos que se llevan en los archivos de gestión.


Políticas

La estructuración de este manual se ha hecho con base en el manejo de la documentación para cuando un documento se reciba tenga un despacho de acuerdo a la...