Manual de access

Manual de Access 2010

¿Qué es una base de datos?

Una base de datos es un conjunto de datos organizados en filas y columnas.
Access es una base de datos relacional, con lo que aún estando los datos guardados en tablas diferentes se pueden crear relaciones entre ellas: por ejemplo, una tabla puede contener datos de clientes y otra de las facturas enviadas.

Objetos de una base de datosTIPO
DESCRIPCIÓN
Tablas
Son los objetos básicos, en los que se almacena la información. Sobre ellas actúan el resto de los objetos.
Consultas
A través de ellas podemos obtener la información deseada de las tablas de forma selectiva (como por ejemplo, los clientes desde el código 1 al 48 o los pedidos realizados en tal fecha por nuestros clientes).
Formularios
Elemento en forma de ficha quepermite la gestión de los datos de una forma más cómoda y visiblemente más atractiva.
Informes
Permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para imprimirlos.
Macros
Conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas repetitivas. Por ejemplo, podemos crear una macro para que al pulsar una combinación de teclas específica, vaya al menú Archivo yseleccione Guardar.
Módulos
Access incorpora un lenguaje de programación llamado Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Desde los módulos podemos programar ciertas operaciones para usarlas desde Access.
Crear una base de datos

Para abrir el programa hemos de ir a Inicio, Todos los programas, Microsoft Office, Microsoft Access 2010.
Para crear una base de datos, en la pestaña Archivo hacemosclick en Base de datos en blanco y después en Crear. En la parte inferior derecha de la ventana se nos indica el nombre que se le dará por defecto y en qué carpeta será creada.



Podremos darle otro nombre antes de guardarla, y haciendo click en el icono se nos mostrará un cuadro de diálogo en el que podremos seleccionar otra carpeta para guardarla, así como especificar la versión de base dedatos con la que deseamos trabajar (observemos como Access continua trabajando con el mismo formato usado en Access 2007).

Los archivos de base de datos tienen extensión .accdb.
Una vez creado el archivo de base de datos se mostrará la ventana principal de Access.
Para mostrar los diferentes objetos haremos click en el panel Todos los objetos de Access situado en la parte izquierda de laventana.

Planificar una tabla

Al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro, así todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro diferente...

CAMPOS

Cliente
Nombre
Apellidos
Dirección
CPostal
Registro 1
1
Alberto
Rodríguez López
c/La Esquina, 23
38156
Registro 2
2
Antonia
Perera Pererac/Fanegas, 45
38156
Registro 3
3
Marta
Mena Medina
c/Macetas, 14
38154
Registro 4
4
Pedro
Perera Pérez
c/España, 9
38155
Antes de crear las tablas en Access tenemos que planificar los tipos de campos que necesitaremos:
TIPO DE CAMPO
DESCRIPCIÓN
Texto
Para introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de 255.
Memo
Para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres.
NuméricoPara introducir números.
Fecha/Hora
Para introducir datos en formato fecha u hora.
Moneda
Para introducir datos en formato número de tipo moneda.
Autonumérico
En este tipo de campo, Access numera automáticamente el contenido
Sí/No
Campo lógico del tipo Sí/No, Verdadero/Falso, etc.
Objeto OLE
Para introducir una foto, gráfico, hoja de cálculo, sonido, etc.
Hipervínculo
Inserta un enlaceque nos lleva a una página web.
Asistente para búsquedas
Inicia un asistente para crear un campo que permite elegir un valor de otra tabla
Crear una tabla

Para crear una tabla haremos click en la pestaña Crear y a continuación en Diseño de tabla.
En la parte inferior de la ventana escribiremos los nombres de los campos y su tipo, entre otras propiedades.


Al guardar la base de datos...