Manual De Access

Software
Software para Negocios

MAE. Oscar Matute

[MANUAL DE ACCESS 2007]
Guía básica para el uso del Ms Access Versión 2007

Conceptos básicos de Access 2007.
Base de datos.
Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso
determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se
denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.
Las basesde datos de Access 2007 tienen la extensión .ACCDB para que el ordenador las
reconozca como tal.
Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la
información utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional.
En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas.
Las tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser losclientes de una
empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que
a partir de los datos de la tabla de clientes podamos obtener información sobre los pedidos de
éstos.

Tablas de
datos.
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una
tabla contiene información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser comohemos
visto antes, clientes o pedidos.
Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código del
cliente, nombre del cliente, dirección,...
Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila,
así todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman
otro registro,...
Si consideramos una posible base dedatos con los datos de una empresa, una tabla de
CLIENTES podría ser:
Campos
Código

Nombre

Apellidos

Dirección

C.P.

Registro
1

1

Luis

Grande Lilos

C/ Germanías, 23

46723

Registro
2

2

Marta

Fran Dardeno

C/ Mayor, 34

46625

Registro
3

3

Francisco

Juan López

C/ Valle, 56

46625

Registro
4

4

María

Huesca Buevo

C/ Franciscano, 67

46521

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Consultas.
Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos almacenados
en las tablas ya creadas.
Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos,..., pero en
principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones.
Por ejemplo, podríamos crear una consulta para obtener todos los datos de los clientescuyo
código postal sea 46625.

Formularios.
Un formulario es el objeto de Access 2007 diseñado para la introducción, visualización y
modificación de los datos de las tablas.
Existen diferentes tipos de formularios pero los que más se utilizan tienen la forma de
pestañas de datos para la introducción por ejemplo de los diferentes clientes de la tabla
CLIENTES.

Informes.
Un informe es el objeto deAccess 2007 diseñado para dar formato, calcular, imprimir y
resumir datos seleccionados de una tabla.
Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.

Páginas.
Una página de acceso a datos es un tipo especial de página Web diseñada para ver datos y
trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet. Este tema lo trataremos en otro curso
más avanzado.

Macros.
Una macro es elobjeto de Access 2007 que define de forma estructurada las acciones
que el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.
Por ejemplo, podríamos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la
elección de un elemento de un formulario.

Módulos.
Un módulo es el objeto de Access 2007 que contiene procedimientos personales que se
codifican utilizando Visual Basic.Realmente se trata de programación con Access.

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Unidad 2. Crear, abrir y cerrar una Base de Datos (I)
Conceptos básicos de Access
Si quieres aprender o repasar conceptos básicos de bases de datos o quieres conocer los
objetos que maneja Access 2007, consúltalo aquí

.

Crear una base de datos
Para crear una nueva base de datos debemos:
Hacer clic...