Manual de Administracion del Tiempo











































En la actualidad ha cobrado cada vez más importancia la gestión en la administración de las empresas, especialmente con relación a la calidad y la búsqueda de una mayor eficiencia. Uno de los recursos más valiosos en este nuevo contexto es el Tiempo, ya que en torno a él, es posible verificar algunos indicadoresde logros productivos. Tal vez sea por ello que argumentos sobre esta variable sean tan recurrentes: “Si pudiéramos disponer de más tiempo...”, “Nos faltó más tiempo... “ “No pudimos salir a tiempo...”, dan cuenta de la dimensión del problema.

Por otra parte, el personal que tiene responsabilidades directivas en las empresas productivas o de servicios, generalmente trabaja más allá de loslímites razonables de una jornada laboral y con la sensación permanente de que el tiempo se le escapa entre las manos.

Desde una perspectiva más profunda, el tiempo se asocia directamente al devenir humano, a tal punto, que se vincula a la vida misma. Tener más tiempo, significa vivir más, con la paradoja de que para todos les seres humanos, no importando su condición, el tiempo transcurre igual.Por lo anterior, detenerse a observar y revisar con detenimiento lo que hacemos con nuestro tiempo es una tarea importante con relación a nuestras empresas. El detenernos a preguntar cómo vivimos el tiempo, es un desafío vital.

Justamente el presente curso, busca aproximarse a la investigación en el uso del tiempo en el ámbito de la empresa y al nivel de las personas que tomandecisiones, para poder tener las herramientas que les permitan administrar de mejor modo un recurso que es clave para su gestión: el tiempo.

La forma en que se aborda la problemática del tiempo es básica. Una persona puede sentirse víctima, atrapado, o asumir una actitud de dominio sobre las propias decisiones y relacionarse de un modo distinto con el tiempo, ya que en muchas ocasiones el tiempo y suadministración efectiva depende de nosotros mismos.











I. DIAGNOSTICO SOBRE EL USO DEL TIEMPO: “TEST”


Objetivo

Identificar los problemas que se tienen respecto al uso y administración del tiempo.

Un aspecto importante para una adecuada administración del tiempo, es saber cómo lo está haciendo en la actualidad, para ello, se propone el siguiente ejercicio, querequiere ser respondido de la siguiente forma:1

Si la respuesta es pocas veces o muy ocasionalmente, marque con una X la opción 1.

Si la respuesta es a veces, marque en la opción 2.

Si la respuesta es a menudo o muy comúnmente, marque la opción 3.

Si la respuesta es siempre o permanentemente, marque la opción 4.
Marque sólo una opción, la que considere que se ajusta más a su realidad.ITEMS

Pocas veces
1
A veces
2
A menudo
3
Siempre
4
1. Llego puntualmente y preparado a las reuniones.




2. Me aseguro que haya un reloj visible en la reunión.




3. Las reuniones que organizo cumplen con sus objetivos.




4. Las reuniones que organizo terminan puntualmente.




5. Abro la correspondencia en cuanto llega a mi escritorio.




6. Echo unvistazo a cualquier artículo importante de periódicos y revistas.




7. Elimino mi nombre de la lista de entregas de revistas y periódicos que ni leo.




8. Leo los fax el día en que los recibo.




9. Puedo terminar tareas sin que me interrumpan mis colegas.




10. Decido cuántas veces permito que me interrumpan al día.




11. Reservo ciertas horas para recibir a miscolegas.




12. Cuando reflexiono sobre una estrategia cierro la puerta de mi oficina.




13. Digo que devolveré las llamadas telefónicas y lo hago.




14. Limito la duración de mis llamadas.





ITEMS

Pocas veces
1
A veces
2
A menudo
3
Siempre
4
15. Permito que mis colegas o mi secretaria filtren mis llamadas.




16. Decido cuántas llamadas puedo atender...