Manual de administracion en compras

¿Qué es comprar?
Es la adquisición de bienes y/o servicios de calidad adecuada, en el momento y al precio adecuado del proveedor más apropiado.

¿Cuál es el objetivo del departamento de compras?
* Mantener una secuencia periódica del surtido para el abastecimiento.
* Una inversión mínima.
* Se deberá evitar materiales duplicados o no utilizables, así como el desperdicio de losmismos.
* Los niveles de la calidad de los materiales deberán adecuados al uso que se destinen.

¿Cual es la importancia económica de las compras?
* Hacer ventas apropiadas. Los materiales empleados en la fabricación se deberán adquirir a un costo final proporcional al que obtienen los competidores.
* Asegurar la recepción de los materiales adecuados cuando se necesiten, en lascantidades adecuadas para la producción o venta, y hacer las entregas a tiempo.
* No se debe aumentar las inversiones más allá del inventario necesario para cubrir las necesidades y mantener un coeficiente de seguridad razonable.

* El departamento de compras puede sugerir:
a) Nuevos materiales que pueden usarse con ventaja para sustituir a los que se emplean en ese momento.
b) Nuevas líneaso surtidos posibles de productos para añadir a la producción.
c) Variaciones en las tendencias, ya sea en precios o en otros aspectos que pueden afectar las ventas de la empresa.
d) Aumento del crédito de la empresa dentro del área en que se desenvuelve.

NOTA IMPORTANTE
Es importante hacer notar que desde el punto de vista de seguridad y control, la persona encargada de hacer los pagos en laempresa debe ser diferente a la que negocia las compras, pues en esta forma puede evitarse una situación problemática.

¿Cuál es la función principal del departamento de compras?
La función del departamento de Compras es ayudar a producir más utilidades a la empresa.
* Sí la empresa es pequeña el propietario realizará esta actividad.
* Sí la empresa es grande se requiere de una personaespecializada.

COMPRA NACIONAL

Es la adquisición de bienes o servicios en el país, se entiende también como compras domésticas.

Se deberá seguir un procedimiento en cual Compras deberá mantener informado al requirente del avance de sus requisiciones y de cualquier desviación que se pudiera presentar en su curso, con la máxima anticipación posible, para que el requirente pueda tomar lasacciones preventivas correspondientes.

ACTIVIDAD: GENERACIÓN DE NECESIDAD

DESCRIPCION:
Se deberá realizar una solicitud por medio de un formato, éste deberá ser llenado por el INTERESADO que solicita el bien o servicio, y debe contener: Aval del Encargado de Almacén donde indique que el material y/o suministro ò bien no se tiene en existencia, el plazo que el requirente solicite para laentrega del material, así como todas las especificaciones del servicio o bien a adquirir.
* Si el material requerido es de emergencia, el requirente deberá escribir en la requisición la causa de dicha emergencia.

ACTIVIDAD: CONSULTA DE PRESUPUESTO

DESCRIPCION:
El solicitante del bien o servicio deberá llevar a cabo la consulta del presupuesto antes de realizar la Solicitud a Compras.
Unavez aprobado el presupuesto se deberá adjuntar la autorización por escrito y enviar junto con la solicitud al departamento de compras.

ACTIVIDAD: RECEPCIÒN DE SOLICITUD

DESCRIPCION:
Compras informará al requirente por escrito, dentro de los tres días hábiles siguientes a la fecha en que se recibió la requisición, la situación de cada una de las compras solicitadas, ya sea que éstas vayan arealizar normalmente tal como se pidieron o bien, que exista alguna desviación respecto a lo que originalmente solicitó el requirente.

Las situaciones normales se comunicarán al requirente por medio de la copia del pedido correspondiente y las desviaciones posibles por escrito.

ACTIVIDAD: FINCAR SOLICITUD (Realizar la compra)

DESCRIPCION:
El pedido en una compra cuya entrega se pueda...