MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA UTS
Páginas: 57 (14087 palabras)
Publicado: 5 de marzo de 2015
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMENTOS DE ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIA
“UN BUEN PRESENTE, UN MEJOR FUTURO”
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION ............................................................................................................... 4
1.
OBJETIVOS ............................................................................................................... 6
2.
INSTRUCCIONESPARA EL MANEJO DEL MANUAL ............................................. 7
3.
PROPÓSITOS DEL MANUAL .................................................................................... 8
4.
BASES LEGALES ..................................................................................................... 9
5.
CONCEPTUALIZACION ARCHIVISTICA................................................................ 11
6.
RECIBO Y DESPACHO DE LA CORRESPONDENCIA .......................................... 15
6.1
RESPONSABILIDAD Y LIMITACIONES A LOS EMPLEADOS DE LAS
UNIDADES TECNOLÓGICAS DE SANTANDER ......................................................... 15
6.2
7.
COMUNICACIONES OFICIALES ...................................................................... 15
TRAMITE DE LAS COMUNICACIONES.................................................................. 17
7.1 COMUNICACIÓN EXTERNA RECIBIDA ................................................................ 17
7.2 COMUNICACIÓN EXTERNA DESPACHADA ........................................................ 18
8.
GESTION DOCUMENTAL ....................................................................................... 28
8.1. CONCEPTO.......................................................................................................... 28
9.
8.2.
ORGANIZACIÓN Y ORDENAMIENTO DOCUMENTAL .................................... 29
8.3.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) ............................................... 30
8.4.
MATERIALES Y ELEMENTOS PARA ARCHIVO .............................................. 34
8.5.ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN ..................................................... 37
EL ARCHIVO CENTRAL DE LAS UNIDADES TECNOLÓGICAS DE SANTANDER
39
9.1
Funciones del Archivo Central ........................................................................... 39
9.2
Transferencia de archivos. ................................................................................ 40
9.3
PRÉSTAMO DEDOCUMENTOS ...................................................................... 43
9.4
ELIMINACION DE ARCHIVOS .......................................................................... 44
10 CONSERVACION DOCUMENTAL .......................................................................... 45
2 ANEXOS.......................................................................................................................... 47
Anexo 1. Control de correspondencia en trámite ............................................................. 47
Anexo No. 2. Registro de correspondencia externa recibida. ........................................... 48
Anexo 3. Control de correspondencia despachada .......................................................... 49
Anexo 4. Codificación de dependencias.......................................................................... 50
Anexo 5. Circular ............................................................................................................. 51
Anexo 6. Formato de acta de reunión .............................................................................. 52
Anexo 7. Codificación Series y Subseries documentales................................................. 53
Anexo 8. P-TH-15 Procedimiento para la organización de los archivos de gestión .......... 59
Anexo 9. P-TH-16 Transferencias Documentales al Archivo Central ............................... 61
Anexo 10. P-TH-18 Transferencias documentales al Archivo Histórico ............................ 63
Anexo 11. P-TH-17 Consulta y préstamo de documentos del Archivo Central...
PROCEDIMENTOS DE ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIA
“UN BUEN PRESENTE, UN MEJOR FUTURO”
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION ............................................................................................................... 4
1.
OBJETIVOS ............................................................................................................... 6
2.
INSTRUCCIONESPARA EL MANEJO DEL MANUAL ............................................. 7
3.
PROPÓSITOS DEL MANUAL .................................................................................... 8
4.
BASES LEGALES ..................................................................................................... 9
5.
CONCEPTUALIZACION ARCHIVISTICA................................................................ 11
6.
RECIBO Y DESPACHO DE LA CORRESPONDENCIA .......................................... 15
6.1
RESPONSABILIDAD Y LIMITACIONES A LOS EMPLEADOS DE LAS
UNIDADES TECNOLÓGICAS DE SANTANDER ......................................................... 15
6.2
7.
COMUNICACIONES OFICIALES ...................................................................... 15
TRAMITE DE LAS COMUNICACIONES.................................................................. 17
7.1 COMUNICACIÓN EXTERNA RECIBIDA ................................................................ 17
7.2 COMUNICACIÓN EXTERNA DESPACHADA ........................................................ 18
8.
GESTION DOCUMENTAL ....................................................................................... 28
8.1. CONCEPTO.......................................................................................................... 28
9.
8.2.
ORGANIZACIÓN Y ORDENAMIENTO DOCUMENTAL .................................... 29
8.3.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) ............................................... 30
8.4.
MATERIALES Y ELEMENTOS PARA ARCHIVO .............................................. 34
8.5.ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN ..................................................... 37
EL ARCHIVO CENTRAL DE LAS UNIDADES TECNOLÓGICAS DE SANTANDER
39
9.1
Funciones del Archivo Central ........................................................................... 39
9.2
Transferencia de archivos. ................................................................................ 40
9.3
PRÉSTAMO DEDOCUMENTOS ...................................................................... 43
9.4
ELIMINACION DE ARCHIVOS .......................................................................... 44
10 CONSERVACION DOCUMENTAL .......................................................................... 45
2 ANEXOS.......................................................................................................................... 47
Anexo 1. Control de correspondencia en trámite ............................................................. 47
Anexo No. 2. Registro de correspondencia externa recibida. ........................................... 48
Anexo 3. Control de correspondencia despachada .......................................................... 49
Anexo 4. Codificación de dependencias.......................................................................... 50
Anexo 5. Circular ............................................................................................................. 51
Anexo 6. Formato de acta de reunión .............................................................................. 52
Anexo 7. Codificación Series y Subseries documentales................................................. 53
Anexo 8. P-TH-15 Procedimiento para la organización de los archivos de gestión .......... 59
Anexo 9. P-TH-16 Transferencias Documentales al Archivo Central ............................... 61
Anexo 10. P-TH-18 Transferencias documentales al Archivo Histórico ............................ 63
Anexo 11. P-TH-17 Consulta y préstamo de documentos del Archivo Central...
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