Manual de archivo y correspondencia

Departamento Administrativo Nacional de Estadística

Administración de Recursos Físicos ARF

Manual de Archivo y Correspondencia DANE- FONDANE

Diciembre 2005

MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA DANE-FONDANE
PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FISICOS ELABORÓ: COORDINADOR GRUPO INTERNO DE TRABAJO ÁREA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA SUBPROCESO: ADMINISTRAR ARCHIVOS REVISÓ: COORDINACIÓN GRUPOINTERNO DE TRABAJO ÁREA ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO:

CÓDIGO: ARF-ACD-M01 VERSIÓN: 01 Página 2 Fecha: 29-12-05

APROBÓ: COMITÉ DE ARCHIVO Y ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

TABLA DE CONTENIDO
1. BREVE RESEÑA DE DANE- FONDANE 2. COMITE DE ARCHIVO Y ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE DANE- FONDANE 3. ARCHIVO 3.1 DEFINICION 3.2 ESQUEMA DEL SISTEMA DE ARCHIVO 3.3 VALORACION DE DOCUMENTOS 3.3.1VALORES PRIMARIOS 3.3.2 VALORES SECUNDARIOS 3.4 CLASIFICACION DE DOCUMENTOS 3.5 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL 3.5.1 DEFINICION 3.5.2 SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL 3.6 ARCHIVOS DE GESTION 3.7 ARCHIVO CENTRAL 3.7.1 DEFINICION 3.7.2. PROGRAMA DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL 3.6.3. RECIBO DE LOS ARCHIVOS TRANSFERIDOS 3.7.4 PROCESOS TÉCNICOS PARA LA ORGANIZACIÓN 3.7.5ELIMINACION 3.7.6 CONTROL DE PRESTAMO DE DOCUMENTOS 4. GESTION Y RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES 4.1 RECIBO DE COMUNICACIONES OFICIALES 4.1.1 PROCEDIMIENTO PARA LA RADICACIÓN 4.2 ENVIO DE COMUNICACIONES OFICIALES 4.2.1 PROCEDIMIENTO PARA LA RADICACIÓN 5. GLOSARIO 6. BIBLIOGRAFIA

MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA DANE-FONDANE
PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FISICOS ELABORÓ: COORDINADORGRUPO INTERNO DE TRABAJO ÁREA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA SUBPROCESO: ADMINISTRAR ARCHIVOS REVISÓ: COORDINACIÓN GRUPO INTERNO DE TRABAJO ÁREA ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO:

CÓDIGO: ARF-ACD-M01 VERSIÓN: 01 Página 3 Fecha: 29-12-05

APROBÓ: COMITÉ DE ARCHIVO Y ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

1. BREVE RESEÑA DE DANE-FONDANE

DANE Fue creado mediante Decreto 2666 del 14 de octubre de 1953,posteriormente fue reorganizado en 1968 (Decreto 3167), en diciembre de 1992, se llevó a cabo una reestructuración (Decreto2118). Mediante Decreto No.1174 del 29 de junio de 1999, se adscribe al DANE el Instituto Geográfico Agustín Codazzi. Con el Decreto 1151 del 19 de junio de 2000, se adoptó una nueva estructura orgánica y posteriormente se realizaron los ajustes y modificaciones a la planta depersonal, la cual fue adoptada mediante el Decreto 1187 del 28 de junio de 2000. Con el Decreto 263 del 28 de Enero 2004 se modifica la planta de personal del Departamento Administrativo Nacional de Estadística y se dictan otras disposiciones. Con el Decreto 262 del 28 de Enero de 2004 se modifica la estructura del Departamento Administrativo Nacional de Estadística DANE y se dictan otrasdisposiciones. Con Resolución 131 de 2004 se crean unos Grupos Internos de Trabajo y se establecen sus funciones; la cual fue aclarada mediante Resolución 205 de 2004. FONDANE Mediante Decreto 3167 de 1968 Reorganiza el DANE y crea el Fondo Rotatorio del departamento Administrativo Nacional de Estadística.

MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA DANE-FONDANE
PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FISICOSELABORÓ: COORDINADOR GRUPO INTERNO DE TRABAJO ÁREA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA SUBPROCESO: ADMINISTRAR ARCHIVOS REVISÓ: COORDINACIÓN GRUPO INTERNO DE TRABAJO ÁREA ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO:

CÓDIGO: ARF-ACD-M01 VERSIÓN: 01 Página 4 Fecha: 29-12-05

APROBÓ: COMITÉ DE ARCHIVO Y ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

El Decreto 2503 de 1980 Aprueba los estatutos del Fondo Rotatorio del DANE. El Decreto 590 de1991 Por el cual se organiza la administración y el manejo del Fondo Rotatorio del Departamento Administrativo Nacional de Estadística

2. COMITÉ DE ARCHIVO Y ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS DE DANE-FONDANE
Grupo Asesor de la Alta Dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. Creado...