Manual De Archivo
Páginas: 33 (8106 palabras)
Publicado: 12 de octubre de 2012
La elaboración de este documento fue realizada gracias a la colaboración de las siguientes personas:
JOSE ALFREDO ESCOBAR ARAUJO: Presidente Sala Administrativa
Consejo Superior de la Judicatura
CARLOS URIEL USEDA GOMEZ: Director Ejecutivo
Dirección Ejecutiva de Administración Judicial
ADRIANA MARIA GUZMÁN RODRÍGUEZ: Directora Unidad Administrativa
Dirección Ejecutiva deAdministración Judicial
NELSON REINALDO RINCÓN BERNAL; Técnico Unidad Administrativa
Dirección Ejecutiva de Administración Judicial
GLORIA MERCEDES MORA MARTÍNEZ: Centro de Documentación
Dirección Ejecutiva de Administración Judicial
CLEMENTE RODRÍGUEZ MESA: Centro de Documentación
Dirección Ejecutiva de Administración Judicial
TABLA DE CONTENIDOPRESENTACIÓN 5
1. GENERALIDADES 6
1.1. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO 6
1.2. ARCHIVOS 8
¿Qué es un archivo? 8
¿Qué es un archivo facilitativo? 10
1.3. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) 11
1.3.1. Importancia 11
1.4. SERIE DOCUMENTAL 12
1.5. SUBSERIE DOCUMENTAL 12
1.6. TIPOS DOCUMENTALES 13
2. ORGANIZACIÓN Y MANEJO DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN 13
2.1. APERTURA E IDENTIFICACIÓN DECARPETAS 14
2.2. ORGANIZACIÓN Y FOLIACIÓN DE LOS DOCUMENTOS 19
2.3. UBICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN LOS MUEBLES DE ARCHIVO 24
2.3.1. Archivos verticales: 24
2.3.1.1. Identificación de Gavetas: 25
2.3.2. Archivos rodantes o Estantes metálicos: 26
2.4. INVENTARIO DOCUMENTAL ARCHIVO DE GESTIÓN 28
2.5. CONSULTAS Y PRESTAMOS DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE GESTIÓN 28
2.5.1. Consulta dedocumentos: 28
2.5.2. Préstamo de documentos: 29
3. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 30
3.1. TIPOS DE TRANSFERENCIAS 30
3.1.1. Transferencias Primarias: 30
3.1.2. Transferencias Secundarias: 31
4. ELIMINACIÓN DOCUMENTAL 33
MAPA CONCEPTUAL 37
A N E X O S 40
ANEXO 1 – FORMATO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 41
ANEXO 2 – FICHA DE VERIFICACION DE REQUISITOS LEGALES PARA LACONTRATACIÓN PÚBLICA 45
ANEXO 3 – HOJA DE CONTROL 51
ANEXO 4 – FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL 53
ANEXO 6 – REGISTRO CONTROL DE PRESTAMO DOCUMENTO(S) - CARPETA(S) 59
ANEXO 7 – CONTROL PRESTAMO Y CONSULTA DE DOCUMENTO(S) Y CARPETA(S) DE ARCHIVO DE GESTIÓN Y CENTRAL 61
PRESENTACIÓN
Con la implementación del Sistema Integrado de Gestión y Control de la Calidad del ConsejoSuperior de la Judicatura, se hace necesario elaborar los procedimientos, manuales, cartillas, instructivos y demás documentos que contribuyan a la organización y custodia de los registros y/o documentos que respalden y garanticen la evidencia de las actuaciones generadas como consecuencia de las funciones asignadas a las diferentes dependencias.
La Gestión Documental permite consolidar y estructurarel patrimonio documental de la entidad, dando cumplimiento de las Normas NCTGP-1000:2009, MECI 1000:2005 y la normatividad del Archivo General de la Nación, establecida en la Ley 594 de 2000.
Con este instructivo se pretende suministrar la información necesaria a los empleados del Consejo Superior de la Judicatura que tienen a cargo la administración de los archivos de gestión, para laorganización y administración de los documentos desde su recepción o creación hasta su disposición final, de conformidad con el ciclo vital de los documentos.
GENERALIDADES
1. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final (activa, semiactiva, inactiva). El cambio del documento para cada unade las etapas está dada por un valor primario y secundario (tiempo de retención en cada fase)
o ACTIVA: Comprende la recepción o elaboración del documento, así como su trámite y archivo por terminación de la gestión.
o SEMIACTIVA: Comprende la consulta esporádica del documento, después de finalizada su gestión.
o INACTIVA: En esta etapa la documentación deja de ser utilizada por la...
JOSE ALFREDO ESCOBAR ARAUJO: Presidente Sala Administrativa
Consejo Superior de la Judicatura
CARLOS URIEL USEDA GOMEZ: Director Ejecutivo
Dirección Ejecutiva de Administración Judicial
ADRIANA MARIA GUZMÁN RODRÍGUEZ: Directora Unidad Administrativa
Dirección Ejecutiva deAdministración Judicial
NELSON REINALDO RINCÓN BERNAL; Técnico Unidad Administrativa
Dirección Ejecutiva de Administración Judicial
GLORIA MERCEDES MORA MARTÍNEZ: Centro de Documentación
Dirección Ejecutiva de Administración Judicial
CLEMENTE RODRÍGUEZ MESA: Centro de Documentación
Dirección Ejecutiva de Administración Judicial
TABLA DE CONTENIDOPRESENTACIÓN 5
1. GENERALIDADES 6
1.1. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO 6
1.2. ARCHIVOS 8
¿Qué es un archivo? 8
¿Qué es un archivo facilitativo? 10
1.3. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) 11
1.3.1. Importancia 11
1.4. SERIE DOCUMENTAL 12
1.5. SUBSERIE DOCUMENTAL 12
1.6. TIPOS DOCUMENTALES 13
2. ORGANIZACIÓN Y MANEJO DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN 13
2.1. APERTURA E IDENTIFICACIÓN DECARPETAS 14
2.2. ORGANIZACIÓN Y FOLIACIÓN DE LOS DOCUMENTOS 19
2.3. UBICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN LOS MUEBLES DE ARCHIVO 24
2.3.1. Archivos verticales: 24
2.3.1.1. Identificación de Gavetas: 25
2.3.2. Archivos rodantes o Estantes metálicos: 26
2.4. INVENTARIO DOCUMENTAL ARCHIVO DE GESTIÓN 28
2.5. CONSULTAS Y PRESTAMOS DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE GESTIÓN 28
2.5.1. Consulta dedocumentos: 28
2.5.2. Préstamo de documentos: 29
3. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 30
3.1. TIPOS DE TRANSFERENCIAS 30
3.1.1. Transferencias Primarias: 30
3.1.2. Transferencias Secundarias: 31
4. ELIMINACIÓN DOCUMENTAL 33
MAPA CONCEPTUAL 37
A N E X O S 40
ANEXO 1 – FORMATO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 41
ANEXO 2 – FICHA DE VERIFICACION DE REQUISITOS LEGALES PARA LACONTRATACIÓN PÚBLICA 45
ANEXO 3 – HOJA DE CONTROL 51
ANEXO 4 – FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL 53
ANEXO 6 – REGISTRO CONTROL DE PRESTAMO DOCUMENTO(S) - CARPETA(S) 59
ANEXO 7 – CONTROL PRESTAMO Y CONSULTA DE DOCUMENTO(S) Y CARPETA(S) DE ARCHIVO DE GESTIÓN Y CENTRAL 61
PRESENTACIÓN
Con la implementación del Sistema Integrado de Gestión y Control de la Calidad del ConsejoSuperior de la Judicatura, se hace necesario elaborar los procedimientos, manuales, cartillas, instructivos y demás documentos que contribuyan a la organización y custodia de los registros y/o documentos que respalden y garanticen la evidencia de las actuaciones generadas como consecuencia de las funciones asignadas a las diferentes dependencias.
La Gestión Documental permite consolidar y estructurarel patrimonio documental de la entidad, dando cumplimiento de las Normas NCTGP-1000:2009, MECI 1000:2005 y la normatividad del Archivo General de la Nación, establecida en la Ley 594 de 2000.
Con este instructivo se pretende suministrar la información necesaria a los empleados del Consejo Superior de la Judicatura que tienen a cargo la administración de los archivos de gestión, para laorganización y administración de los documentos desde su recepción o creación hasta su disposición final, de conformidad con el ciclo vital de los documentos.
GENERALIDADES
1. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final (activa, semiactiva, inactiva). El cambio del documento para cada unade las etapas está dada por un valor primario y secundario (tiempo de retención en cada fase)
o ACTIVA: Comprende la recepción o elaboración del documento, así como su trámite y archivo por terminación de la gestión.
o SEMIACTIVA: Comprende la consulta esporádica del documento, después de finalizada su gestión.
o INACTIVA: En esta etapa la documentación deja de ser utilizada por la...
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