MANUAL DE ARCHIVO

MANUAL DE ARCHIVO





PRESENTADO POR:
LUIS ALBERTO SANCHEZ RODRIGUEZ
GINA ANGELICA CONTRERAS DIAZ





COLEGIO SAN JOSE DE CALASANZ/ CHIA







SENA/ CENTRO DE DESARROLLO AGROEMPRESARIAL
CHIA/CUNDINAMARCA
2015


RESÚMEN
El presente trabajo de grado propone la elaboración de una herramienta de control de clasificación documental para el colegio San Jose de Calazans, la cual permitiráestablecer el criterio archivístico, para proceder de manera normalizada a la organización de sus fondos documentales. proceder de manera normalizada a la organización de sus fondos documentales.

Además cuentan con sistemas de control y calidad que en su aplicabilidad se entiende la necesidad de contar con y herramientas para lograr categorizar la información para con ello tomar decisiones asertivasademás de darle un significado con nombre propio a la información, esto emitido en un cuadro de clasificación documental. La herramienta de clasificación se diseña partir de los procesos organizacionales en el colegio que se tomo como muestra, teniendo en cuenta su reconocimiento a nivel interno, número de estudiantes y la normalización de la información debido a la certificación en ICONTEC ISO9001-2008, entre otras. Se aplica la metodología para en ICONTEC ISO 9001-2008, entre otras. Se aplica la metodología para la elaboración de Cuadros de Clasificación Documental por procesos, es decir basados en el análisis de información de los procedimientos, mapa de procesos, y en si en la información resultante de un Sistema de Gestión Documental, en tanto el trabajo está constituido por capítulosestructurados en recolección de información, análisis y la propuesta final el Cuadro de Clasificación de Archivos Para El Colegio San Jose de Calazans

CONCEPTO DE ARCHIVO
Conjunto de documentos organizados sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por personas naturales o jurídicas, por instituciones públicas o privadas, en el transcurso de su gestión yque prestan servicio de información.
ARCHIVO TOTAL
Este concepto hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

ETAPAS DE LA GESTION DE DOCUMENTOS
Creación del documentos
Utilización y mantenimiento
Eliminación del documento

El PROGRAMA DE UN ARCHIVO DE GESTION es un proceso archivístico sistemático encaminado al eficiente manejo y organización de la documentaciónproducida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su producción, trámite, utilización y conservación.
Igualmente UN ARCHIVO DE GESTION debe propender por:
La racionalización y normalización de la documentación desde su producción hasta su destino final.
El manejo integral de los documentos y de la información para la toma de decisiones y lapreservación de la memoria institucional.
La integración de los estamentos institucionales en torno a objetivos comunes y a una política informativa total.
La evaluación y valoración de la documentación para evitar la acumulación innecesaria de la información y la reducción de costos en la producción y conservación del acervo documental.
La simplificación de trámites en los procesos administrativos conmiras al flujo normal y eficaz de la información.
Un UN ARCHIVO DE GESTION .permite tener una visión exacta y completa de las políticas, funciones, programas y servicios de una entidad, lo cual se ve reflejado en un sistema institucional de archivos plenamente organizado y definido que garantiza el flujo y disposición de la información en forma ágil y oportuna.
Este normaliza todas las fases de lagestión documental como : producción o recepción, distribución, trámite, consulta, retención, almacenamiento, recuperación, preservación y disposición final (eliminación o conservación) de la información institucional como recurso indispensable para la toma de decisiones y la preservación documental de la Institucion.

BENEFICIOS DE UN ARCHIVO DE GESTION.
Reducción del volumen documental....