Manual de archivo

Resumen:
Este manual se presenta con la finalidad de servir de apoyo y orientación para la aplicación de procedimientos archivisticos. Gestionar o administrar lainformación se ha vuelto cada vez más necesario para las organizaciones, debido a que la información se ha considerado un recurso organizacional necesario y estratégico para la toma de decisiones, por lo que es relevante la creación denormativas internas en los archivos
Palabras claves: archivo, manual, operaciones archivisticas
Presentación
Este manual se presenta con la finalidad de servir de apoyo y orientación a los funcionarios en sus gestiones administrativas y legales.
Gestionar o administrar la información se ha vuelto cada vez más necesario para las organizaciones, debido a que la información se ha considerado unrecurso organizacional necesario y estratégico para la toma de decisiones, el alcance de los logros y la supervivencia de las organizaciones en un entorno cada vez más exigente. El archivo como Gestor de documentos tiene una función de gran relevancia al permitir la localización y utilización oportuna y efectiva de la información.
Así mismo, este archivo se relacionan directamente con elfuncionamiento de las actividades administrativas cotidianas de la organización, debido a que albergan fuentes primarias de información; su adecuado funcionamiento avala la administración de la documentación estratégica, lo que implicaque estas podrían mostrar la absoluta regularidad de la gestión, desde una perspectiva administrativa, legal, fiscal, histórica y confidencial.
Las unidades de informacióndentro de sus funciones, deben velar por llevar a cabo las operaciones archivísticas de organización documental que incluye (clasificación – ordenación – descripción) selección y expurgo, diseminación, control, distribución, almacenaje, recuperación, protección por su carácter confidencial, difusión y conservación de la documentación al Personal que labora en la organización.
Objetivo General DelArchivo De Gestión
1. Resguardar todo el acervo documental producido y recibido en la Dirección, en el cumplimiento de sus funciones.
2. Proteger, conservar y Organizar el patrimonio documental del Archivo de Gestión por dos años.
Misión Del Archivo De Gestión Del Despacho
Gestionar el fondo documental y promover la conservación adecuada de la archivalía, facilitar y agilizar su uso oportuno,mediante la utilización de procedimientos y operaciones Archivísticas.
DISPOSICIONES GENERALES
El archivo de gestión es una unidad administrativa, que se regirá por las presentes disposiciones de la organización y lo que establezca en materia de archivo la Ley de Archivos Nacionales (Ley: 13 de julio de 1945. Número 21.760); en sus artículos y su reglamento (Decreto) y los pronunciamientos queemane el Archivo General de la Nación.
-          Se ejecutarán funciones operativas y normativas para desarrollar los procedimientos.
FUNCIONES OPERATIVAS:
1. Control de Ingreso de la Documentación.
2. Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir).
3. Descripción (Inventarios, e Indización).
4. Aplicación de las Normas Internacionalesde Descripción Archivística
5. Gestión Documental
6. Creación de un Sistema de Información para el control, localización y Digitalización de la Información Estratégica
7. Conservación.
8. Servicio y Control de Préstamo de la Archivalía
9. Selección, Traslado de la Documentación
NORMATIVAS:
1. En la organización documental, se deberá respetar el Principio de Procedencia Administrativa, enlas series documentales deberán ser respetadas en su producción original y en su procedencia administrativa. El área quien de acuerdo a sus facultades y funciones produzca o reciba un documento administrativo,
2. La clasificación documental se realizará de acuerdo a las series documentales que se detecten en cada una de las área Secciones, Subsecciones, Series y Subseries del Cuadro de Clasificación...