Manual De Archivos

MANUAL DE ARCHIVO


















YURI TATIANA SALINAS ESCOBAR
KAREN ELIZABETH BOLAÑOS TRUJILLO
Aprendiz



















INSTITUTO POLITECNICO AMERICANO
TECNICO LABORAL POR COMPETENCIAS EN AUXILIAR ADMINISTRATIVO
PITALITO – HUILA
2011



MANUAL DE ARCHIVO













YURI TATIANA SALINAS ESCOBAR
KAREN ELIZABETH BOLAÑOS TRUJILLOAprendiz








EDWIN GOMEZ ESPINOSA
Instructor














INSTITUTO POLITECNICO AMERICANO
TECNICO LABORAL POR COMPETENCIAS EN AUXILIAR ADMINISTRATIVO
PITALITO – HUILA
2011



INDICE


Pág.

INTRODUCCION………………………………………………………………… 4OBJETIVO………………………………………………………………………... 5

CONCEPTOS………………………………………………………………… 6 - 7

ORGANIGRAMA…………………………………………………………...……. 8

FUNCIONES DEL ARCHIVO……………………………………………...…… 9

SECCION DE MICROFILMACION………………………………………...… 10

FUNCIONARIOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO DE ARCHIVISTICA……………………………………………………………..….. 11

TRAMITES PARA ADQUIRIR INFORMACION AL ARCHIVO…….…….. 14

LAS TABLAS DE RETENCIONDOCUMENTAL…………………....…….. 15


























INTRODUCCION




Daremos a conocer nuestro conocimiento en este tema de archivo, reflejándolo en una empresa; generando un manual de apoyo, para el manejo de los documentos de nuestra empresa.








































4
OBJETIVO




El presente manual, tiene comoobjetivo, normar el manejo de la documentación, para un adecuado control, y una buena organización de la misma.








































5
CONCEPTOS



• DOCUMENTOS: Es toda aquella información contenida y registrada sobre cualquier soporte material y que es producido, recibido y conservado por las organizaciones, los documentospueden ser textuales, magnéticos, informáticos etc.




• TIPO DOCUMENTAL: Formado por dos o mas tipos documentales que se sustentan entre si y cuyo contenido mantiene una unidad de información.



• SERIE DOCUMENTAL: Son los documentos que tienen características comunes.



• SECCION DOCUMENTAL: Es el conjunto total de documentos producidos y recibidos por las diferentesunidades orgánicas o dependencias de las empresas.



• FONDO DOCUMENTAL: Es la totalidad de los documentos producidos y recibidos por una institución.



• ARCHIVO: Es el conjunto de documentos producidos por personas durante el ejercicio de sus actividades dentro de una empresa, que son organizados y conservados para difundir la información contenida en ellos, también le llamamosarchivo al espacio físico donde guardamos dichos documentos.



• CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: Los documentos pasan por tres etapas importantes las cuales son; 1. Archivo de gestión, 2. Archivo central, 3. Archivo histórico.



• ARCHIVO DE GESTION: Durante esta etapa el documento es de circulación y tramitación por los canales regulares, en busca de respuesta y solución a lo quese esta buscando.



• ARCHIVO CENTRAL: Es la etapa en la cual el documento ya ha tenido solución y no se maneja frecuentemente y por lo tanto debe ser guardado por más tiempo.





6

• ARCHIVO HISTORICO: Es la última etapa que tienen los documentos, después de evaluar su importancia se decide no eliminarlos y se guardan sin fecha de límite son guardados permanentemente.• ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS: Es un proceso técnico archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada entidad.



• TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Es un proceso por medio del cual logramos que los documentos que se producen a diario no se acumulen y se siga el procedimiento en el ciclo...