Manual de archivos

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE CONTROL Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

UNIVERSIDAD PONTIFICIA BOLIVARIANA DEPARTAMENTO ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS 2006

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INTRODUCCION

El Departamento de Administración de Documentos, consciente de la necesidad de instruir sobre los procedimientos para organizar y archivar la documentación que reciben y generan las diferentesunidades académicas y administrativas, coloca al alcance de las secretarias y encargados de archivo, “EL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE CONTROL Y ORGANIZACIÒN DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS“ su objetivo es capacitarlos al respecto, unificando criterios y lineamientos de aplicación general que permitan mejorar el desempeño de las tareas documentales en cada una de las Dependencias. Dentro delnuevo sistema de organización para los archivos, fue necesario unificar criterios para todas las dependencias referentes a la: clasificación, ordenación y conservación de la documentación. Para ello se definieron políticas para: • • • • • Conformación de los grupos de documentos. Selección documental Organización física del archivo Traslado documental Planilla de remisión de los documentos.

Estaspolíticas son descritas durante el desarrollo del manual, el cual se encuentra dividido en capítulos, de acuerdo a los procesos a seguir para lograr el objetivo propuesto. De su cumplimiento y continuidad, depende el éxito en la organización y recuperación de la información; la cual debe convertirse en un compromiso de la secretaria para con su labor.

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Con el fin de unificar criterios yagilizar la gestión documental referente a traslados, capacitación, rotación de personal, desempapelamiento de oficinas, organización y conservación de la documentación el Archivo General de la Universidad Pontificia Bolivariana, que será coordinado por el Departamento de Administración de Documentos, plantea el siguiente esquema de trabajo, el cual pretende que una vez concluido el programa:

•Cada Dependencia realizará el traslado anualmente. • Sólo se conservará en las oficinas la documentación del año en curso; el resto reposará en el Archivo General. • No se presentarán traumatismos por el cambio de puesto de trabajo entre las secretarias, ya que el sistema se implantará en toda la Universidad. • El Archivo General contará con los recursos necesarios para la organización, conservacióny recuperación de la documentación, en cualquier momento; a través de bases de datos y personal especializado en administración documental Para lograr esto se manejarán tres tipos de archivo: ACTIVO: El que conserva cada dependencia por el transcurso del año. SEMIACTIVO: El que conserva el Archivo General y de acuerdo a unas tablas o políticas de retención podrá irse depurando nuevamente.INACTIVO O HISTORICO: Está constituido por aquellos documentos de carácter permanente, dada su relevancia. De igual manera se conservará en el Archivo General de la Universidad.

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1.

CONFORMACION DE LOS GRUPOS DE DOCUMENTOS
El primer paso en cada una de las Dependencias para la organización del archivo, es dividir la documentación en tres grandes grupos, y éstos a su vez, en subgrupos. Seabrirá una carpeta por organizando los documentos ascendente de acuerdo a la numeración si es que la resoluciones rectorales). cada año, en orden fecha o la posee (ej:

Los grupos y subgrupos quedan conformados así:

Grupo 1:

CORRESPONDENCIA: Actos decisorios del Consejo Directivo Correspondencia interna despachada Correspondencia interna recibida Correspondencia externa recibidaCorrespondencia externa despachada Invitaciones a eventos - tarjetas recibidas Razoneros recibidos Razoneros despachados Resoluciones rectorales

Para organizar la correspondencia de debe tener en cuenta: Cada comunicado debe ir unida a su respuesta. La correspondencia tanto emitida como recibida, que forma parte de un expediente, se ordena con dicho expediente. La correspondencia que acompaña a una...