Manual de caja chica

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE CAJA CHICA
l. ANTECEDENTES
En el marco de la dinámica estructural y administrativa de las obras de Sociedad Salesiana, existe la necesidad de implantar un Manual de Procedimientos para el "Manejo de Caja Chica”, de manera que este instrumento permita agilizar las contrataciones menores directas así como también efectuar un adecuado manejo operativo delos citados recursos por parte de los empleados o trabajadores responsables en la Institución.

11. OBJETIVOS DE CAJA CHICA Y/O FONDO ROTATIVO
1) General
a) Agilizar las adquisiciones de bienes y servicios menores directos y de emergencia de la Institución

2) Específicos
a) Permitir la correcta utilización de los fondos asignados para gastos menores directos, evitando el trámitefrecuente de cheques
b) Facilitar el proceso de contabilización y registro de las erogaciones menores de manera integral, efectuadas en todas las dependencias de la Institución
c) Establecer un control eficiente sobre gastos menores
d) Regular los procesos operativos de los gastos efectuados por Caja Chica o Fondo rotativo

111. DEFINICIONES
a) Caja chica, es el desembolso derecursos autorizados por la Dirección General y/o la Administración, en favor de un habilitado, con destino a gastos menores directos y de emergencia, resultantes del proceso operativo de la Institución
b) Cuantía, es la cantidad de recursos monetarios fijada por el Director General y/o el Administrador, previo análisis de la oportunidad del gasto con destino a los recursos arriba mencionados
c)Responsable de Caja Chica, es el empleado o trabajador de planta habilitado, al que bajo caución, se le entrega recursos con cargo a rendición de cuenta documentada, para su manejo y administración, mediante un memorando de designación como responsable de caja chica
d) Póliza de Fidelidad, es el documento que respalda el contrato con una compañía de seguros
e) para precautelar losrecursos asignados a Caja Chica y/o Fondo rotativo
f) e) Documento de Fianza, es el documento administrativo interno de la Institución, suscrito entre la Dirección General y/o Administración con el responsable de Caja Chica
g) Garante, es un empleado o trabajador de planta de nivel jerárquico que asume la responsabilidad por la administración adecuada de los recursos proporcionados alResponsable de Caja Chica

II ADMINISTRACION DE RECURSOS DE CAJA CHICA
1) ADMINISTRACION
Estos recursos pueden ser administrados por cualquier empleado o trabajador que no pertenezca al departamento contable y que sea elegido y designado, por la máxima autoridad (P. Director General) de la Institución en forma expresa

2) REQUISITOS PARA LA APERTURA DE CAJA CHICA
Para la apertura de Caja Chica, elempleado o trabajador responsable debe cumplir con los siguientes requisitos:

a) Solicitud escrita de apertura de Caja Chica presentada a la Dirección General y/o Administración de la Institución
b) Ser empleado o trabajador de planta y haber sido designado expresamente por la Dirección General
c) Presentar a Dirección General y/o Administración el documento de fianza suscrito con lamisma
d) Presentar a Dirección General y/o Administración el documento original de la póliza de fidelidad, siendo el departamento contable el responsable de su custodia
e) Presentar el Memorandum de designación como responsable de Caja Chica
f) Presentar fotocopia de la Cédula de Identidad del responsable de Caja Chica y su garante
h) Toda la documentación precedente debe serpresentada debidamente firmada y archivada en el departamento contable

3) CUANTIAS
Previo análisis de las actividades desarrolladas dentro de la Institución y para no interrumpir las mismas, se ha visto por conveniente la creación de dos Cajas Chicas, las mismas que serán manejadas por el Administrador y la Cajera, en forma simultánea.

a) Los montos asignados para las Cajas Chicas de la...