Manual de caja chica

Manual de Normas y Procedimientos para el Manejo del Fondo Rotativo de Caja Chica







INDICE
I Objetivo 3
II Base Legal 3
III Normas Generales 3
IV Normas Específicas 5
V Formularios e Instructivos para la Reposición de Caja Chica 7
















I.- OBJETIVO:
Establecer las normas y procedimientos a seguir por la EmpresaCOMPURAMA, C.A. para la creación, manejo y control del Fondo Rotativo de Caja Chica que maneja el Departamento de Administración, con la finalidad de cubrir los gastos que por su naturaleza, poco monto y/o ejecución inmediata requieren de un tratamiento más expedito que el sistema de pagos mediante cheques.
II.- BASE LEGAL:
A pesar de que la Empresa COMPURAMA, C.A., es una organización privada, en loslineamientos y procedimientos administrativos que se pretenden establecer, se consideran algunos criterios de Leyes del Sector Público. En este caso:
 Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, Gaceta Oficial N° 37.606 de fecha 09 de Enero del 2003 y su Reglamento N° 1, Gaceta Oficial N° 5592 extraordinario del 27 de Junio de 2002.
 Ley Orgánica de la Contraloría Generalde la República y del Sistema de Control Fiscal, según Gaceta Oficial N° 37347 del 17 de Diciembre del 2001.
 Ley Contra la Corrupción, Gaceta Oficial N° 5637 extraordinario del 07 de Abril del 2003.

III.- NORMAS GENERALES:
1) La apertura y/o modificación del Fondo Rotativo de Caja Chica, se realizará mediante solicitud del Departamento de Administración, previa aprobación de la Gerenciade Operaciones.
2) El Fondo Rotativo de Caja Chica será establecido y/o ajustado de acuerdo a los recursos presupuestarios disponibles y al valor de la unidad monetaria vigente.

3) El responsable del Fondo Rotativo de Caja Chica estará sujeto a las normativas establecidas en la Ley Contra la Corrupción, y a cualquier otro cargo legal.
4) La solicitud de incremento en el monto del FondoRotativo de Caja Chica, la realizará el Departamento de Administración por escrito, justificando y demostrando la necesidad del mismo, mediante los siguientes criterios:
 Recurrencia real o probable de ejecución de los gastos en un lapso representativo, no menor a los seis (06) últimos meses.
 Previsión de disponibilidad de recursos presupuestarios, tanto para el incremento de algunas partidascomo para la disminución de otras.
5) EI responsable del manejo del Fondo Rotativo de Caja Chica, velará por el correcto uso del efectivo que le ha sido asignado, así como por los instrumentos de seguridad para el resguardo del dinero.
6) Las operaciones que se efectúen mediante los recursos del Fondo Rotativo de Caja Chica, se asentarán una a una en el Formato de Reposición de Caja Chica (Verformato 1).
7) La fecha de los comprobantes de pago que se presenten al solicitar una reposición de Caja Chica, deberán corresponder al lapso transcurrido entre la última reposición y la que se solicita, es decir, no se reconocerán comprobantes que tengan fechas anteriores o posteriores al período de reposición.
8) Está expresamente prohibido fraccionar las adquisiciones de bienes y servicios conel propósito de convertir pagos mayores en menores.
9) Serán objetadas Facturas que presenten enmiendas, tachaduras y datos erróneos.
10) Los recursos que conforman el Fondo Rotativo de Caja Chica y sus documentos deberán guardarse en una caja de seguridad, de la cual existirán dos (2) llaves; una de ellas la tendrá el Responsable del Fondo y la otra la Gerencia de Operaciones; quien solo haráuso de la misma, en ausencia del responsable del Fondo, para así evitar dualidad en el uso de los recursos.


11) El monto que refleje el saldo del formulario "Reposición de Caja Chica" deberá ser en todo momento igual a la sumatoria del dinero en moneda metálica y billetes en poder del Responsable del Fondo. Igualmente la suma del saldo de las Facturas y Recibos que respalden los desembolsos...