Manual De Ciclos De Finanzas 2015

Manual de Ciclos de Finanzas
Introducción
1. Compras
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Políticas Generales y Procedimiento de Compra.
Solicitud de Pedido de Materiales o Servicios.
Mantenimiento del Dato Maestro de Materiales de Compra.
Compra de Manteriales Diversos, Uniformes, Material Operativo,
Mobiliario y Equipo de Oficina.
Compra de Equipo de Cómputo y Tecnología.
Compra de Equipo deTransporte.
Compra de Boletos de Avión.
Desarrollo de Proveedores.
Compra de Refacciones y Servicios de Mantenimiento a Equipo de
Transporte.

2. Contraloría
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Mantenimiento al Dato Maestro Plan de Cuentas SAP.
Mantenimiento al Dato Maestro de Proveedores.
Mantenimiento al Dato Maestro de Activo Fijo y Activos Intangibles.
Control de Obras en Proceso.
Reexpresión,Depreciación y Cierre de Activo Fijo y Activos Intangibles.
Baja de Activo Fijo y Activos Intangibles.
Cierre Contable en el Módulo de GL.
Anticipo Comprobación y Reembolso de Gastos.
Arrendamiento Puro y Financiero de Activos Fijos y Activos Intangibles.
Recepción de Requerimientos Oficiales de autoridades
Hacendarias y/o Gubernamentales.
Donativos.

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Uso de Taxis para la Administración y para laOperación de Mensajería
y Paquetería..

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Activos Menores.
Refacciones Rotables.
Indemnización Garantía Estafeta y Seguro Opcional.

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Gastos de Viaje.

3. Ingresos
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Facturación Central Automática.
Cobranza.
Manejo de Saldos Incobrables.
Seguimiento y Control de Cheques Devueltos.
Seguimiento y Control de Cobranza Atrasada.
Guías de Cortesía y Servicio Interno.Cancelación de Facturas.
Nota de Crédito.
Guías a Destrucción.
Facturación Manual.

4. Planeación y Presupuestos
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Apertura, Cambio o Inhabilitación de CeCos y CeBes.
Elaboración y Seguimiento del Presupuesto de Ingresos y Gastos.
Gestión del Presupuesto de Gastos.

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Proceso de Cierre Contable en el Módulo CO.

5. Tesorería
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Pago a Proveedores.
Inversiones en Tesorería.Recepción y Revisión de Facturas.
Conciliaciones Bancarias

Ciclo Finanzas:
Políticas Generales y Procedimiento de Compra

FIN 01 01-01

Objetivo
Proveer de productos y servicios a las áreas solicitantes, buscando los mejores precios, manteniendo la calidad requerida, el menor tiempo de
entrega y con los mejores plazos de pago, realizando las adquisiciones bajo las autorizaciones establecidas segúnel tipo de compra que
corresponda.

Alcance
Aplica a nivel Nacional para todas las empresas de Estafeta.

Políticas
1. La Gerencia de Compras revisará cada año los pagos mayores a proveedores, con la finalidad de identificar oportunidades de ahorro y proponer
proyectos de compras centralizadas en función de mejores condiciones de costo, calidad y servicio.

2. Es facultad exclusiva de laDirección General, definir los montos máximos de autorización de compra por nivel y tipo de material.
3. Las personas facultadas para liberar los Pedidos, serán las que ocupan niveles Gerenciales o Directivos dentro de las empresas de Estafeta, de
acuerdo al siguiente cuadro y dependiendo el importe de cada pedido:
Tipo de Compra

Mobiliario y Equipo de Oficina.

Liberación de Pedido en SAP
Todos losDistritos EME:
Gerentes Regionales
Gerentes Administrativos
Directores de Área
Directores de Distrito
Director General

Material Operativo EME.

Director de Operaciones

Equipo de Cómputo y Tecnología (incluyendo Equipo de Telecomunicaciones, Licencias y
Software).

Gerente de Servicios TI / Director de
Sistemas

Uniformes y Equipo de Protección.

Recursos Humanos

FIN 01 01– 01: Políticas Generalesy Procedimiento de Compra
Ciclos de Finanzas

Tipo de Compra
Equipo de Transporte.
Tipo de Compra
Servicios
a) Boletos de Avión.
b) Suscripciones y renovaciones.
c) Renta de equipo de oficina.
d) Reparación y mantenimiento de mobiliario y equipo de oficina.
e) Reparación, mantenimiento, instalación de equipo de cómputo y tecnología.
f) Reparación, mantenimiento, instalación de equipo de...