Manual De Combinacion De Correspondencia

Combinación de correspondencia
Mediante la opción combinar correspondencia en Word Office 2007, nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio de esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas, por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas en las que sólo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas lascartas). De esta forma podremos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar dónde están almacenados los datos.
Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de etiquetas o recibos la impresión de sobres, etc.

Conceptos previos
Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando 2 elementos fundamentales:

Documentoprincipal Es el documento den Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos

Origen de datos Es el lugar dónde se almacenan los datos que vamos a actualizar en el documento principal puede ser distinta naturaleza; puede ser una tabla de Access, un libro en Excel, o se puede introducir en el mismo momento de combinar.

En cualquier caso podemos verel origen de datos como una lista de registros compuestos por los campos. Un registro corresponde a una fila, un campo corresponde a una columna, por ejemplo, el nombre y la dirección del cliente, es decir, cada uno de los datos de ese cliente.

Manual para combinar cartas
Primer procedimiento.

1. Escribir la carta modelo, es decir, la carta que se va a combinar.
2. Identificar lasvariables, estos pueden ser código de la carta, el género, título, el nombre, del destinatario, el cargo, organización y destino.
3. Elaborar base de datos. Aquí se considera todas las variables que se incluirán y que se van a combinar para este fin se puede elaborar una base de datos en Excel con el nombre de “lista de destinatarios”.
4. Establecer los campos de combinación, se retoma la carta que seescribió y se ingresa al menú de herramientas, cartas y correspondencia. Se escoge la opción “carta” que es la primera de la lista, luego se deber dar un clic en la opción paso por paso por el asistente que esta en la parte inferior del menú, luego se despliega un nuevo menú con tres nuevas opciones, como la carta ya esta lista se escoge la primera opción que esta predefinida, es decir, utilizarel documento, a continuación se debe hacer clic en el menú inferior.
El nuevo menú desplegado se presenta con tres opciones, al haberse realizado ya la lista de destinatarios se escoge la primera opción “utilizar una lista existente”, a continuación se da clic en la opción “examinar”, inmediatamente se despliega el menú donde se debe buscar la base de datos que se elaboro en Excel y se elijela opción “abrir”.
A continuación se abre una nueva ventana que despliega un nuevo menú, esta lista detalla las hojas de documento en Excel en el que se elaboro la base de datos, en el ejemplo se aplico la hoja 1, escogiendo la misma y dando “aceptar”.
A continuación se despliega una nueva ventana que muestra el detalle de los datos de la lista que muestra el detalle de los datos de lalista que se elaboro esta permite realizar nuevamente lo mismo para apreciar si existe errores, después de revisarla, se da un clic sobre la opción “aceptar”.
A continuación se elije la opción “siguiente” que esta en la parte inferior derecha del menú, y se debe seleccionar los campos que se van a combinar. Con el cursor de mouse, teniendo cuidado que se ha seleccionado toda la palabra, número ofrase que se va a combinar, con la opción “más elementos” que permitirá desplegar un nuevo menú, luego de seleccionar la opción, se hace clic sobre la opción “cerrar”, después, “insertar campo” que será definido.
Verificar la vista previa de cartas combinadas, una vez realizada se puede verificar los resultados de la combinación de cartas, seleccionando la opción “vista previa de...