Manual de compras

2010
Manual de compras
Normas y procedimientos

Introducción
El manual de Compras es uno de los elementos con el que debe contar toda empresa como compendio formal de la estructura orgánica de la misma. Se puede afirmar que es la guía oficial para la organización y funcionamiento del área de Compras.
El manual de Compras es un compendio particular a diferencia del general, pues comprende ala organización del área de Compras así como la definición de las operaciones de la misma. Por esta razón el contenido del manual de Compras no se opondrá al manual general establecido en la empresa y así se someterá a sus disposiciones generales.
Dentro del manual de Compras, se ha deseado incluir en un volumen central todos aquellos aspectos inherentes a la organización y operación del área,dividiendo por capítulos aquellos aspectos que podrían ser susceptibles de separación en otros manuales, tales como los de organización, los de políticas, de operación, de procedimientos, etc. Siendo esta separación o concentración únicamente de forma y por lo mismo acorde con los criterios que prevalezcan en los diferentes casos.
La funcionalidad del manual de Compras se manifiesta por losaspectos que comprende, cuya finalidad consiste en elevar la eficiencia de la operación, al definir responsabilidades y facultades de cada puesto, enmarcar acciones generales por medio de las políticas y al instruir respecto a las operaciones a desarrollar, sirve además de medio coordinador entre las diversas áreas de consulta para resolver conflictos de operaciones de carácter rutinario.

ÍndiceObjetivo
El encargado del área de compras, es el responsable de abastecer de insumo y servicios a toda la empresa, en coordinación con las demás aéreas de la empresa.
Alcance
Ejecutar las acciones de adquisición de bienes y servicios de la empresa y proveer, custodiar u controlar los recursos de materiales, suministros y otros recursos, para que las aéreas de la empresa obtengan los recursos enforma eficaz y oportuna.
Responsabilidad
1. Recibir, registrar, almacenar y analizar los requerimientos de materiales y suministros de las unidades administrativas y técnicas a nivel local.
2. Ejecutar las compras requeridas de materiales, suministros y servicios siguiendo los procedimientos y normas adecuadamente.
3. Coordinar, en forma conjunta con los departamentos de la empresapara la adquisición de materiales o suministros y servicios que se requieran.
4. Llevar un registro de proveedores de los materiales, suministros y servicios de consumo recurrente, para agilizar el proceso de cotización y adquisición;
5. Llevar un control actualizado que demuestre el estado de adquisiciones de materiales, suministro y servicios;
6. Llevar un cuadro de calificación deofertas, para la adjudicación de la adquisición de material, suministro o servicio por compra directa;
7. Elaborar basa de cotización según corresponda;
8. Coordinar la recepción de los bienes con almacén.

Organización

Planeación de compra
Proceso de compras
Paso 1:
Actividad: Análisis de necesidades.

Descripción:
El formulario de solicitud, debe ser llenado por elinteresado que solicita el bien o servicio, quien previamente, al elaborarlo deberá verificar que no haya existencia en almacén.
El formulario de solicitud debe detallar claramente las características y especificaciones completas del bien o servicio a adquirir.

Paso 2:
Actividad: Solicitud de ofertas y presupuestos

Descripción:
El encargado del área de compras se encargara de efectuar la consultadel presupuesto de la empresa previo a realizar las solicitudes de ofertas, antes de realizar la compra.

Paso 3:
Actividad: Evaluación de ofertas recibidas

Descripción:
El encargado del área de compras procederá a la cotización con los proveedores que se dediquen al giro comercial del bien o servicio requerido.

Paso 4:
Actividad: Selección de los proveedores

Descripción:
El...