Manual de compras

MANUAL PARA EL AREA DE COMPRAS |
Procedimiento Gestión de Compras |
|
Este documento contiene información propiedad del HOTEL MEDELLIN S.A. y es considerado de uso interno. Cualquier distribución a terceros o reproducción será bajo autorización específica. Doc. No. M-650-11 |
|
Elaboró: ANA FELISA QUINTERO JARAMILLO |
21/06/2011 |
|

1. PROPÓSITO 3
1.1. Objetivo. 3
1.2.Alcance 3
2. DEFINICIONES 3
2.1. Clasificación de los materiales 3
2.1.1. Equipamiento 3
2.1.2. Materiales o Refacciones de Mantenimiento 4
2.1.3. Insumos (papelería, elementos de limpieza, material de preparación de alimentos): 4
2.1.3.1. Uniformes y Elementos de Seguridad Industrial: 4
2.1.4. Nivel de inventarios disponible 4
2.1.5. Cotización 4
2.1.6. Formato Orden de compra 42.2. Compras de carácter inmediato 5
2.3. Clasificación contable de la compra 5
2.3.1. Gasto 5
2.3.2. Inventario 5
2.4. Personal Autorizado 6
2.4.1. Artículos que NO sean necesarios para la reposición de los inventarios 6
2.4.2. Artículos requeridos para la reposición de inventarios 6
3. PROCESO DE COMPRAS 6
3.1. Necesidades de compra 7
3.2. Cotización y Compra de productos 73.3. Registro de la compra: 9
3.4. Recepción del producto: 9
3.5. Control previo y autorización del pago de la factura 10
4. RESPONSABILIDADES 10
5. DIAGRAMA DE FLUJO. 11

Este documento contiene informaciónpropiedad del Hotel Medellín S.A. y esconsiderado de uso interno. Cualquierdistribución a terceros o reproducciónserá bajo autorización específica. | No. del Documento | M -650-11| Elaboró: Ana F. Quintero J. |
| Fecha: Junio 21 de 2011 | Ultima Modificación: Junio 21/2011. Revisión: A, Pag. 2 de 11 |
1. PROPÓSITO

1.1. Objetivo. Definir el sistema utilizado por el Hotel Medellín S.A. para desarrollar un adecuado y lógico procedimiento en la Gestión de Compras de equipamiento, mantenimiento e insumos del hotel.

El adecuado desarrollo del proceso de compras debegarantizar permanentemente a
la Gerencia General la confiabilidad, razonabilidad y control de los resultados arrojados.

1.2. Alcance. Este documento es aplicable a las necesidades de compras de equipamiento e insumos relacionados con las actividades propias del Hotel.

Dependiendo de la naturaleza de la compra, este documento referencia la clasificación de la misma en el Costo o en el Gastodel hotel.

Los usuarios de este documento son en forma directa el Jefe de Compras y Logística, todo el personal del área de compras e indirectamente, debe ser conocido y divulgado a todo el personal del hotel que requiera de la compra de un producto definido como equipamiento o insumo.
2. DEFINICIONES

2.1. Clasificación de los materiales. Los materiales utilizados por el hotel, necesariospara su funcionamiento y administración, con el fin de definir sus procesos individuales de aprobación, se han clasificado según su uso así:

2.1.1. Equipamiento: son aquellos elementos que se requieren para la dotación de habitaciones, cocinas, salones y demás instalaciones del hotel y su compra está asignada a los diseños, marcas y modelos definidos previamente por el área responsable.

Estedocumento contiene informaciónpropiedad del Hotel Medellín S.A. y esconsiderado de uso interno. Cualquierdistribución a terceros o reproducciónserá bajo autorización específica. | No. del Documento | M -650-11 | Elaboró: Ana F. Quintero J. |
| Fecha: Junio 21 de 2011Aprobó: _____________________ | Ultima Modificación: Junio 21/2011No. Revisión: A, Pag. 3 de 11 |

Cualquier elemento diferentea los ya establecidos, debe ser aprobado previamente.

2.1.2. Materiales o Refacciones de Mantenimiento: son aquellos materiales destinados al mantenimiento de los equipos de cocina y a la infraestructura misma
del hotel. Su proceso de compra responde a la oportunidad pues son catalogados como materiales de uso ocasional, excepto aquellos que por análisis previo del área de mantenimiento...