Manual de compras

INTRODUCCIÓN
Para contar con una guía de las políticas y procedimientos de compras, establecidos por la empresa se ha diseñado este manual para que la administración disponga de una herramienta de control que le permita manejar con efectividad los procesos de compras.
Dicho manual se ha elaborado con el objetivo de que todo el personal este debidamente informado sobre el procedimiento a seguiren la adquisición de bienes a ser utilizados en el desarrollo de las actividades que lleva a cabo la institución.
La utilidad de este manual se mantendrá sólo si se revisa periódicamente y se introducen los cambios que la dinámica funcional de la institución requieren.

OBJETIVOS
Los objetivos específicos del manual son los siguientes:
Establecer un método stándard para ejecutar lasoperaciones rutinarias del área de administración de compras. Lo que significa dotar a la institución de una descripción detallada de cada una de las etapas en que se descompone la tarea del manejo de las compras.
Ofrecer al personal una guía descriptiva de la secuencia a seguir en el proceso. Esta guía servirá de base para orientar a los nuevos empleados.
Proporcionar a los niveles de supervisiónuna herramienta para medir la eficiencia delas operaciones que sirva a la vez para controlar la uniformidad en la ejecución de la labor administrativa.
Eficientizar el control interno de compras para evitar la duplicidad de funciones y lograr ejecutar esta acción con la menor dedicación de tiempo y esfuerzo.
Facilitar la continuidad de las operaciones, asegurando que las tareas sean realizadasde manera uniforme y standard.

POLITICAS DE COMPRAS
I.- COMPRAS DE ARTICULOS, BIENES Y SERVICIOS
I.1. Los bienes y servicios a comprar deberán estar incluidos en el presupuesto aprobado de la institución.
I.2. Los bienes y servicios a comprar, que no esten incluidos en el presupuesto, deberán cumplir con las exigencias establecidas para estos casos por las diferentes agencias.
I.3. Lascompras de artículos, bienes y servicios, serán realizadas, previo análisis de la administración con la aprobación de la Dirección Ejecutiva.
I.4. La administración será responsable de determinar los renglones de material gastable, formularios y material de limpieza que requieran reabastecimiento.
II.- COTIZACIONES
II.1. El formulario de requisición de compras deberá serllenado y enviado por el departamento solicitante a la administración, quien controla el presupuesto de compras y solicita cotizaciones.
II.2. El formulario de requisición de compras deberá contener la descripción y las especificaciones claras de los materiales, productos y servicios a ser adquiridos.
II.3. El formulario de requisición de compras deberá especificar a que renglón delpresupuesto se hará el cargo correspondiente.
II.4. Se deben solicitar cotizaciones a los proveedores para obtener mejores condiciones en el mercado en cuanto a precios, calidad y servicios.
II.5.Las cotizaciones deberán contener descripciones iguales a las especificaciones requeridas en el para los artículos que se desean comprar.

II.6. Las cotizaciones deben contener precios firmes y fechasposibles de entrega.
II.7. Las cotizaciones pueden provisionalmente recibirse por
fax y en el expediente final deben presentarse por escrito, en original y sin tachaduras.
II.8.-Las cotizaciones serán objeto de estudio por el Director Ejecutivo y Administración
III.- ORDENES DE COMPRA.-
III.1. serán con numeración consecutiva pre-impresa.
III.2. serán preparadas por una personadiferente a la que aprueba y a la que realiza los registros contables.
III.3. serán distribuidas de la manera siguiente:
a. Original para el Proveedor
b. Copia para la Encargada de Servicios Administrativos / Anexar a la Factura de Pago al Proveedor.
c. Copia para el Cronológico de Contabilidad / para el Registro Contable.
A- SOLICITUD DE COTIZACIONES:
Las compras por valor inferior a la...