Manual de compras

MISION:
Facilitar el proceso de abastecimientos y adquisiciones al área de compras de esa forma se realizara de manera rápida productiva y eficiente.

VISION
Que el área de compras maneje a la perfección todo el proceso de abastecimiento y compras y de esa manera obtener materia prima de excelente calidad.
POLITICAS DE COMPRAS

I.- COMPRAS DE ARTICULOS, BIENES Y SERVICIOS
 I.1. Losbienes y servicios a comprar deberán estar incluidos en el presupuesto aprobado de la institución.
 I.2. Los bienes y servicios a comprar, que no estén incluidos en el presupuesto, deberán cumplir con las exigencias establecidas para estos casos por las diferentes agencias.
 I.3. Las compras de artículos, bienes y servicios, serán realizadas, previo análisis de la administración con la aprobaciónde la Dirección Ejecutiva.
 I.4. La administración será responsable de determinar los renglones de material gastable, formularios y material de limpieza que requieran reabastecimiento

OBJETIVOS
Los objetivos específicos del manual son los siguientes:

 Establecer un método estándar para ejecutar las operaciones rutinarias del área de administración de compras. Lo que significa dotar ala institución de una descripción detallada de cada una de las etapas en que se descompone la tarea del manejo de las compras.

 Ofrecer al personal una guía descriptiva de la secuencia a seguir en el proceso. Esta guía servirá de base para orientar a los nuevos empleados.

 Proporcionar a los niveles de supervisión una herramienta para medir la eficiencia de las operaciones que sirva a lavez para controlar la uniformidad en la ejecución de la labor administrativa.

 Eficientizar el control interno de compras para evitar la duplicidad de funciones y lograr ejecutar esta acción con la menor dedicación de tiempo y esfuerzo.

 Facilitar la continuidad de las operaciones, asegurando que las tareas sean realizadas de manera uniforme y standard.

COTIZACIONES

1. ElFormulario de Requisición de Compras deberá ser llenado y enviado por el departamento solicitante a la administración, quien controla el presupuesto de compras y solicita cotizaciones.

2. El Formulario de Requisición de Compras deberá contener la descripción y las especificaciones claras de los materiales, productos y servicios a ser adquiridos.

3. .3. El Formulario de Requisición de Comprasdeberá especificar a que renglón del presupuesto se hará el cargo correspondiente.

4. Se deben solicitar Cotizaciones a los proveedores para obtener mejores condiciones en el mercado en cuanto a precios, calidad y servicios.

5. Las Cotizaciones deberán contener descripciones iguales a las especificaciones requeridas en el Formulario de Requisición para los artículos que se desean comprar.6. Las Cotizaciones deben contener precios firmes y fechas posibles de entrega.

7. expediente final deben presentarse por escrito, en original y sin tachaduras.

8. Las Cotizaciones serán objeto de estudio por el Director Ejecutivo y Administración

ORDENES DE COMPRA.

1. Las de Compra serán con numeración consecutiva pre-impresa.

2. Las Órdenes de Compra seránpreparadas por una persona diferente a la que aprueba y a la que realiza los registros contables.

3. Las Órdenes de Compra serán distribuidas de la manera siguiente:

4. Original para el Proveedor

5. Copia para la Encargada de Servicios Administrativos / Anexar a la Factura de Pago al Proveedor.
6. Copia para el Cronológico de Contabilidad / para el Registro Contable.

7. LasRequisiciones y Órdenes de Compra dañadas o anuladas serán selladas como “Cancelada”, devolviéndose el original y las copias a Contabilidad para ser archivadas.

8. 5. Los criterios para la adjudicación de las Ordenes de Compra, se fundamentarán principalmente en la calidad, precios, descuentos, transporte y entrega oportuna.

9. 6. Para seleccionar la firma ganadora, se utilizará un formulario de...