manual de compras

PASOS PARA ELABORAR UN MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS
El manual de compras es uno de los elementos con el que debe contar toda empresa como compendio formal de la estructura orgánica de la misma. Se puede afirmar que es la guía oficial para la organización y funcionamiento del área de compras.
El manual de compras a diferencia del manual general, es que concentra en particularlas políticas y procedimientos del área de compras así como la definición de las operaciones de la misma. Por esta razón el contenido del manual de compras no se opondrá al manual general establecido en la empresa y así se someterá a sus disposiciones generales.
La funcionalidad del manual de compras se manifiesta por los aspectos que comprende, cuya finalidad consiste en elevar la eficiencia dela operación, al definir responsabilidades y facultades de cada puesto, enmarcar acciones generales por medio de las políticas y al instruir respecto a las operaciones a desarrollar, sirve además de medio coordinador entre las diversas áreas de consulta para resolver conflictos de operaciones de carácter rutinario o como apoyo para los colaboradores del área de compras.
Además los manuales deprocedimientos y políticas de compras les ayudan al departamento como introducción y presentación de las actividades para un nuevo colaborador, será la guía de las actividades y en base a lo que tendrá que basarse para cumplir con su labor.
El objetivo principal de un manual esque se conozca el uso y el manejo adecuado de tus mercancías, así como la mejor manera de adquirir las mismas, unificando yestandarizando las actividades.
Existen diferentes estructuras para la elaboración de un manual de compras, algunas se mencionan a continuación:
• INTEGRACIÓN DEL MANUAL DE COMPRAS:
1. INTRODUCCIÓN
2. OBJETIVOS
3. ESTRUCTURA DEL MANUAL
4. MANTENIMIENTO DEL MANUAL
5. ORGANIGRAMA DEL AREA DE COMPRAS
6. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
7. POLITICAS DE COMPRAS
8. PROCEDIMIENTO DE COMPRA
9.ANEXOS
1.- INTRODUCCIÓN
En la introducción se habla de un resumen en general sobre lo que contendrá el manual de procedimientos de compra.
2.- OBJETIVOS
Se plantean todos los objetivos que el manual pretenda alcanzar con su aplicación y uso.
3.- ESTRUCTURA DEL MANUAL
Como estará estructurado el manual, que campos abarcará y para que será útil cada uno.
4.- MANTENIMIENTO DEL MANUAL
Paraestablecer las fechas o cada cuando se le hará revisión y dará mantenimiento para correcciones a algunos o todos los apartados del manual. Principalmente cuando se habla de actualizaciones.
5.- ORGANIGRAMA DEL AREA DE COMPRAS.
Se presenta la estructura del área de compras, es decir que personas colaboran en el área de compras y cuáles son las relaciones laborales. En esta estructura organizacionalse puede conocer y comprende las líneas de autoridad.
6.- DESCRIPCIÓN DE PUESTOS.
Las descripciones de puestos son aquellas que describen las actividades, responsabilidades, así como el ambiente o riesgo laborales en los que se puede ver involucrada la personal colaboradora del área de compras.
En este apartado se especifica también las habilidades que debe tener desarrolladas cada persona y asu vez cuáles son sus actividades rutinarias, esporádicas, etc.
7.- POLÍTICAS DE COMPRAS.
Las políticas sirve como reglamento para conocer las normas bajo las cuales se debe de trabajar en le departamento, que deben tomar en consideración los colaboradores y bajo que términos se deben de tomar sus decisiones, estas deben tener cierto margen de flexibilidad, ya que de no ser así, se llamarían“reglas de compras”.
8.- PROCEDIMIENTO DE COMPRA:
Se describe cada uno de los procedimientos, en ocasiones se presenta al inicio o final de esta descripción un diagrama de flujo que aclara las actividades y su orden. En las descripciones de actividades se debe de asegurar quien será el responsable de llevarla a cabo, cuáles son los pasos a seguir y en qué momento se debe realizar.
9.- ANEXOS:...