Manual De Compras

MANUAL DE COMPRAS

El manual de compras se define como la guía oficial del departamento, mediante el cual se proporciona la clara definición de los objetivos, su estructura, procedimientos, funciones, responsabilidades, y la autoridad delegada para el cumplimiento de los trabajos encomendados.
OBJETIVO DEL MANUAL DE COMPRAS
Un manual de compras tendrá como objetivo básico la observancia delas políticas generales de la empresa.
La política de la empresa se define como la orientación de la acción administrativa en un determinado sentido, en juego de determinados objetivos generales y particulares que se desean alcanzar.
Esta orientación puede venir dada por normas escritas, que constituyen las líneas de conducta, comportamiento y decisiones anticipadas sobre determinados aspectos.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA UN DEPARTAMENTO DE COMPRAS
El Manual de Procedimientos de Compras tiene como finalidad, fijar la política a seguir en relación al buen desenvolvimiento de las mismas. Este es uno de los manuales más importantes a cumplir dentro de la organización; ya que su no cumplimiento o su cumplimiento a medias origina una serie de fallas administrativas que repercuten enotros departamentos de la empresa como son: Almacén, Cuentas por Pagar, Contabilidad, Tesorería, etc.
Se puede decir que existen elementos que influyen en el comportamiento de las compras, ya que el consumidor (en este caso, la Empresa), se decide a ejercer una acción de compra movido por cuatro elementos que siempre están presentes en mayor o menor intensidad en la decisión de compra.

➢ Elelemento de respuesta a un estímulo (la razón para comprar)
➢ El elemento económico (lo que cuesta comprar)
➢ El elemento de aprobación social. (la conveniencia o inconveniencia de comprar).
➢ El elemento subconsciente (los motivos ocultos de la compra).
Estos elementos tendrán mayor o menor influencia, dependiendo del producto o servicio que se compra, pero siempre estáninteractuando los cuatro.
Basados en lo antes expuesto, y haciendo el análisis correspondiente, a continuación se presenta el Manual de Procedimientos del Departamento de Compras.
Tomando en cuenta los elementos antes expuestos y habiendo hecho un análisis de la mercancía o servicio que sea necesario para el momento de efectuar la compra se procederá de la siguiente manera:
PASO No. 1
Debeexistir una requisición del departamento de almacén en relación al material solicitado, para que pueda entrar a funcionar el departamento de compras.
PASO No. 2
Deben existir como mínimo tres (3) cotizaciones de los proveedores implicados.
PASO No. 3
Luego de tener las cotizaciones se procederá a escoger el proveedor que va a suministrar la mercancía solicitada, tomando en cuenta los siguientesaspectos:
➢ Mejores Precios
➢ Mejores condiciones de crédito
➢ Mejor Calidad
➢ Tiempo de Entrega


PASO No. 4
Habiendo analizado y escogido el proveedor, se elabora una Orden de Compra, ésta debe cumplir con las siguientes normas:
a) La Orden de Compra debe ser una forma pre-numerada la cual debe constar por lo menos de cinco (5) partes, que son:
Original: Proveedor✓ Copia 1: Contabilidad
✓ Copia 2: Cuentas por pagar
✓ Copia 3: Archivo de compras
✓ Copia 4: Ciega para el departamento que recibe.
PASO No. 5:
Una vez elaborada la Orden de Compra debe prepararse un informe diario de órdenes de compra emitidas, el cual debe llenar los siguientes requisitos:
✓ Fecha (día en que se elaboró la O/C)
✓ Proveedor (nombre del proveedor aquien se le solicitó la mercancía)
✓ Unidad
✓ Tipo de Material (material solicitado)
✓ Cantidad
✓ Costo (precio al cual se está comprando)
✓ Total Bs. (suma del costo más el I.A.V)
Esto debe hacerse al final del día, cuando se hayan emitido todas las órdenes de compra necesarias.



PASO No. 6
Refiriéndonos al caso de una empresa por departamento, de igual forma...