Manual de compras

2.6 EL MANUAL DE COMPRAS.

Es un instrumento administrativo necesario para guiar de manera ordenada al personal de la Unidad de Compras y a las Unidades Usuarias, para el desarrollo de la actividades propias del procedimiento de compras, considerando la normativa correspondiente y teniendo como marco de referencia los objetivos de la Unidad y de la institución.

Contenido básico de un Manualde Compras (Pág..124 Compras un Enfoque Estratégico – Leonel Cruz Mecinas)
Introducción, (razón de ser del manual)
Índice,
Objetivo General y específicos del Manual,
Misión de la Unidad de Compras,
Visión de la Unidad de Compras,
Estructura orgánica de la empresa,
Estructura orgánica de la Unidad de Compras,
Políticas y Normas,
Procedimientos (descripción de actividades que se realizanen el procedimiento de compras),
Diagramas de flujo (representación gráfica del procedimiento de compras),
Anexos (formatos utilizados en el proceso de compras),
Instructivo para el uso de los formatos,
Glosario (definición de términos utilizados en el procedimiento de compras, para facilitar la comprensión de los usuarios).

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
1
AlmacénRevisa las existencias de los bienes que mantiene en stock y verifica los que han llegado a su mínimo de existencia.
2

Elabora Requisición o Solicitud de los artículos que están en su mínimo de existencia.
3

Envía la Requisición al Departamento de Compras.
4
Departamento de Compras
Verifica si la requisición está correctamente elaborada y autorizada por el Jefe de Almacén. Pueden darsedos situaciones:
a) Que la requisición esté correcta, sigue Paso No. 5.
b) Que la Requisición tenga inconsistencias, la devuelve al Almacén.
5

Busca proveedores y les solicita que le coticen los productos a comprar.
6
Proveedores
Revisan las lista de los artículos a cotizar.
7

Elaboran y envían las cotizaciones la Departamento de Compras.
8
Departamento de Compras
Recibe lascotizaciones, elabora Cuadro Comparativo de Ofertas, las analiza y elige la mejor opción.
9

Elabora la Orden de Compra para el proveedor elegido y la pasa a autorización de las instancias correspondientes.
10
Alta Dirección
Autorizan la Orden de Compra y la devuelven al Departamento de Compras.
11
Departamento de Compras
Entrega el original de la Orden de Compras al proveedor elegido, archivauna copia y envía otra copia al Almacén.
12
Proveedor elegido
Prepara el pedido y lo entrega al Almacén






3.1 FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
1) Adquirir los materiales, insumos, mobiliario, equipo y servicios necesarios para que la institución logre sus objetivos, considerando para ello: precio, calidad, tiempo de entrega, garantía, condiciones de pago, servicio, respaldotécnico.
2) Recibir, clasificar, inventariar y controlar los bienes que se mantienen en stock, y despacharlos a las Unidades que los requieran.
3) Velar para que las demás dependencias de la institución, reciban oportunamente los bienes o materiales que requieren para realizar sus actividades.
4) Planear las compras que requerirá la institución, para un periodo determinado.
5)Realizar negociaciones estratégicas con los proveedores a fin de obtener productos de buena calidad al mejor precio y en el momento oportuno.
6) Negociar contratos por compras corporativas o establecer alianzas estratégicas con los proveedores con el fin de garantizar las existencia de los productos.
7) Encontrar los medios mas convenientes para la institución, para la compra de los bienes omateriales.
3.2 ELEMENTOS ESENCIALES DE UNA BUENA COMPRA.
La consideración de estos elementos es esencial para tomar una decisión correcta al momento de comprar.
Estos elementos son:
1) Precio: Uno de los propósitos de una buena compra es lograr el mejor precio. No hay que olvidar que el precio tiende a variar dependiendo de la calidad del producto, por lo tanto el comprador debe tener un alto nivel...