Manual de compras

1. CONTENIDO

1.1 ANTECEDENTES DE COMPRAS

El acto de comprar es uno de los más antiguos de la humanidad, cuando en la edad de piedra se les ocurrió intercambiar una cosa con otra (o mejor conocido como trueque), por lo que nacen las compras y las ventas.

En 1961, en los Estados Unidos de Norteamérica empezaba a hablarse de la administración de materiales, hasta que después de 20 años laadministración y control de compras maduró. En México, dicha administración era incipiente y lacerante en cuanto a su manejo, ya que el 90% de las empresas que operaban eran simplemente departamentos de coloca pedidos, las requisiciones llegaban con proveedores ya escogidos en las áreas técnicas, negociaciones ya elaboradas por otras personas, faltando solo el papeleo administrativo que realizabael llamado departamento de compras. Por lógica, las personas encargadas de esos departamentos eran prácticas, no contaban con preparación en el manejo del área en la que se encontraban; las funciones que realizaban estaban completamente desligadas de la función de compras y, en general, la organización de la función misma estaba mal ubicada y completamente fuera de lugar y de control.

Hoy en díamuchos empresarios se han dado cuenta de la anterior situación, por lo que deciden cambiar sus administraciones, hacer que su personal se prepare mejor e involucrarlos más en otras funciones afines. Empeoro, cuando los empresarios quisieron hacer que su personal se prepare mejor e involucrarlos más sobre el área, resultó ser un verdadero desastre: los modelos norteamericanos de funciones,flujograma, y jerarquía mal aplicada, desenlazaron en departamentos de abastecimiento, aprovisionamiento, proveeduría, suministros, y hasta de adquisiciones en México. Todos ellos conforman la actividad misma de compras.

1.2 OBJETIVO

Presentar una visión integral de la operación de la organización. Así como precisar la secuencia lógica de las actividades de cada procedimiento. Además de señalar lasresponsabilidad operativa del personal en cada unidad administrativa. Destacando las funciones, actividades y responsabilidades para un área específica. Para servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso facilitando su incorporación al organismo. Proporcionando el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

1.3 ÁREAS AFECTADAS CON EL PROCESO DECOMPRAS

1.4 DEFINICIÓN DE TÉRMINOS

▪ Concepto de Compras
A la compra se le define de la siguiente manera: adquirir bienes y servicios de la calidad adecuada, en el momento y a precio adecuados y del proveedor más apropiado.

▪ Función del departamento de Compras
Ayudar a producir más utilidades a la empresa.
En empresas pequeñas es el propietario quien hace las compras.

▪Incoterms
Los Incoterms son un conjunto de reglas internacionales, regidos por la Cámara de Comercio Internacional, que determinan el alcance de las cláusulas comerciales incluidas en el contrato de compraventa.
Los Incoterms también se denominan cláusulas de precio, pues cada término permite determinar los elementos que lo componen. La selección del Incoterm influye sobre el costo del contrato.▪ Diagrama de Flujo
Un Diagrama de Flujo representa la esquematización gráfica de un algoritmo , el cual muestra gráficamente los pasos o procesos a seguir para alcanzar la solución de un problema.

▪ Almacén
Es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos por laadministración, la producción, o la venta de artículos o mercancías.

▪ Inventario
En realidad, el inventario es una estadística física o conteo de los materiales existentes, para confrontarla con la existencia anotadas en los ficheros de existencias o en el banco de datos sobre materiales.

▪ Access
Es un programa para la gestión de información. Permite diseñar las estructuras para...