MANUAL DE COMPRAS2

4.4 Manual De Compra Propuesto




















CONTENIDO DEL MANUAL

I. INTRODUCCIÓN 3
II. PROCEDIMIENTOS 4
2.1 POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES 5
COMPRA DE SUMINISTROS, MATERIALES, EQUIPOS Y MUEBLES 5
NIVELES DE AUTORIZACIÓN 6
COTIZACIONES 6
APROBACIÓN DE COMPRAS 7
CALIFICACIÓN DE PROVEEDORES Y SU DERECHO A OFERTAR 8
CALIFICACIÓN DE BIENES 11
GARANTIAS 12
2.2 PROCEDIMIENTO PARA COMPRAS DESUMINISTROS, MATERIALES, EQUIPOS Y MUEBLES 13
DEFINICIÓN 13
ALCANCE 13
POLÍTICAS Y NORMAS 13
III. RESPONSABLES Y PASOS AREALIZAR EN EL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS 22
ACTIVIDAD Núm. 1: COTIZAR COMPRA 23
ACTIVIDAD Núm. 2: EVALUAR SOLICITUD DE COMPRA 25
ACTIVIDAD Num. 3: ELABORAR Y ENTREGAR ORDEN DE COMPRA 28





I. INTRODUCCIÓN

En el presente Manual quedan previstas las políticas y normas, así como elprocedimiento para las compras de: suministros, materiales, equipos y muebles. Tiene como objetivo disponer de una guía que nos permita estandarizar las actividades que intervienen en el proceso, a fin de lograr la mayor calidad, en las mejores condiciones predominantes en el mercado y al más bajo costo.
Las principales mejoras incluidas en este manual están enmarcadas en los siguientes aspectos:Segregación de funciones, acorde a la naturaleza de las operaciones.
Rediseño de formularios actuales.
Diseño de nuevos formularios.
Control en recepciones, solicitudes de compras de suministros, materiales, equipos y muebles.
Con su aprobación y su posterior implementación procuramos edificar, estandarizar y optimizar los procesos de trabajo y facilitar el entrenamiento del personal de las áreasimplicadas en su ejecución.
El uso y consulta de este material garantiza la eficiencia de los procesos descritos en el mismo.












II. PROCEDIMIENTOS
DEPARTAMENTO DE COMPRAS















2.1 POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES:
(El cumplimiento de estas disposiciones es obligatorio)

COMPRA DE SUMINISTROS, MATERIALES, EQUIPOS Y MUEBLES.
1. El sistema de compra de suministros, materiales,equipos y muebles, estará sujeto a los principios de economía, eficiencia, publicidad, transparencia, igualdad de oportunidades para oferentes, flexibilidad y fluidez en los procesos, tecnología moderna y la responsabilidad de los Ejecutivos encargados del sistema.

2. Toda dependencia con facultad para recomendar la adquisición de suministros, materiales, equipos y muebles para la Institución, asícomo para autorizar los mismos, tiene que ajustarse a las normas y procedimientos previstos. A tales fines, deberá definir los precios, garantías, condiciones de entrega, formas de pago y otros aspectos de interés.

3. Todas las compras o contrataciones deberán realizarse tomando en consideración, en primer orden, las necesidades que justifiquen la adquisición de suministros, materiales, equipos ymuebles, los precios suministrados por el mercado, las especificaciones técnicas del bien a comprar y las normas de calidad.

4. El contrato para la compra de suministros, materiales, equipos y muebles, será válido cuando se realice conforme al ordenamiento jurídico y cuando el acto definitivo de adjudicación y la constitución de la garantía sean cumplidas. Se perfeccionará por la recepción de laOrden de Compra por parte del proveedor o por la firma de las partes del contrato a intervenir.




NIVELES DE AUTORIZACIÓN
5. Los niveles de autorización de compras de suministros, materiales, equipos y muebles quedan establecidos en el siguiente orden descendente:

a) Gerente General
b) Gerente de Compras
c) Asistente General de Compras

6. Los topes para aprobación atribuibles a losEjecutivos que autorizan las compras, vía el Departamento de Compras, serán establecidos por el Gerente General.

COTIZACIONES
7. Las solicitudes de compras previstas para ser conocidas por el Gerente General, Gerente de Compras o el Asistente General de Compras, según sus niveles de autorización, deberán contener un mínimo de tres (3) cotizaciones. Las mismas podrán realizarse mediante fax, correo...