Manual de comunicaciones internas

MANUAL DE COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS
1. INTRODUCCIÓN
El Manual de Información y Comunicación es una herramienta de gestión administrativa con lacual se pretende tejer lazos de atención armónicos con comunidad y grupos de interés por ello,se requiere entregar a los servidores de la Entidad fundamentos básicos para el tratamiento, organización, desarrollo de la información y comunicacióna la comunidad.
De esta forma no solo va dirigido a los servidores que prestan directamente la atención ciudadana Con ello se espera conseguir que la atención e información a la comunidad sea un servicio homogéneo y que se proporcione de la misma manera en cualquiera de las entidades del Estado
El Manual de Comunicación e Información Organizacional de la Mnunicipalidad de Santa Eulalia, trazalos lineamientos que todo servidor de la entidad debe tener en cuenta para involucrar en sus labores elementos comunicacionales, que le permitan ejercer eficazmente sus funciones, ya que no se puede olvidar que la comunicación es intrínseca al ser humano.

Manuales Administrativos

Concepto:

Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar ytransmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc.). Así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas.

La actividad administrativa se distingue por su carácter documental, es decir, por reflejarse en documentos que constituyenel testimonio de la mencionada actividad. Los documentos administrativos son el soporte en el que se materializan los distintos actos de la Administración Pública, la forma externa de dichos actos.

Objetivos De Los Manuales Administrativos

• Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o sectorial).
• Precisar las funciones asignadas a cada unidadadministrativa, para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
• Coadyuvar a la correcta realización de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad del trabajo.
• Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices.
• Agilizar el estudio de la organización.
• Facilitar el reclutamiento, selección eintegración de personal.
• Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y aplicación de las modificaciones necesarias en la organización.
• Determinar las responsabilidades de cada unidad y puesto en relación con el resto de la organización.
• Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos que lo componen.
• Promover el aprovechamientoracional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos disponibles.
• Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.
• Servir como vehículo de orientación e información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que interactúa la organización.

Ventajas y Limitaciones de la Utilización de Manuales
Ventajas:• Son una fuente permanente de información sobre las prácticas generales y sectoriales de la empresa.
• Son una herramienta de apoyo en el entrenamiento y capacitación de nuevos empleados.
• Logran y mantienen un sólido plan de organización.
• Aseguran que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
• Determinan laresponsabilidad de cada puesto y su relación con otros puestos de la organización.
Limitaciones:

• Constituyen una herramienta, pero no la solución para todos los problemas administrativos que se puedan presentar.
• Si no se actualizan permanentemente, pierden vigencia con rapidez.
• Incluyen solo los aspectos formales de la organización dejando de lado los informales, cuya vigencia e...