Manual De Control Interno

MANUAL DE CONTROL INTERNO


ÁREA: EFECTIVO, CAJA Y BANCOS

• Se revisa mensualmente que la suma de los registros auxiliares de caja y las cuentas bancarias sean iguales o mayor.
• Existe la política de afianzar a todos los empleados que manejan fondos
• Se tienen contratados seguros por resguardo de efectivo.
• Se efectúan arqueos periódicos y sobre base sorpresiva cuidando y controlandoque no se mezcle o disponga de efectivo de otros o de los ingresos entrantes para evitar que se cubran faltantes.

 CON RESPECTO AL FONDO DE CAJA CHICA.-

• Están separadas las funciones de custodia y manejo del fondo fijo de caja chica de las autorizaciones de pagos y registros contables.
• En las entregas de efectivo, existe autorización previa de funcionario responsable y una adecuadacomprobación de las erogaciones correspondientes.
• Se ha adoptado la política de establecer un máximo para pagos individual, en caso afirmativo, señalar el importe de esta máximo.
• Se cancelan los comprobantes con sello fechador de “pagado” en el momento de ser cubiertos con recursos del fondo fijo.
• Los vales y los comprobantes de caja, están mecanografiados o se llenan a tinta.
• Secodifican los comprobantes de erogaciones y se identifican con el nombre y firma del responsable que efectuó el gasto.
• Antes de pagar cualquier comprobante, se revisa el cumplimiento de disposiciones administrativas y fiscales.
• Se expiden los cheques de reembolso a favor de la persona encargada del fondo fijo de caja chica.
• Está prohibido usar los fondos de caja para cambiar cheques defuncionarios, empleados, clientes o proveedores.
• Es el procedimiento para reposición del fondo lo suficientemente ágil para evitar exceso de fondos ociosos o, por el contrario, falta efectivo para cubrir una emergencia.
• En los casos de anticipos para gastos con dinero del fondo fijo, se precisa el tiempo en que se efectuará el gasto, se da seguimiento para que pasado ese tiempo se solicite ladevolución del dinero o bien la comprobación del gasto.


 CON RESPECTO A CAJA Y BANCOS

• Se depositan intactos los ingresos; es decir, se cuida de no disponer de los ingresos entrantes para efectuar gastos.
• Se vigila que no se mezclen los ingresos con los fondos de caja.
• Se depositan y registran diariamente los ingresos.
• Se utilizan formas prenumeradas y en estricto orden numérico ycronológico para controlar los ingresos.
• Se anexan las fichas de depósito a la póliza de ingresos correspondiente.
• Son adecuados los controles para asegurar que se cobren las mercancías o servicios entregados o vendidos.
• Se a responsabilizado en una sola persona el manejo de las cuentas de cheques, señalar nombre de (los) responsable (s).
• Cada cheque que se expide, esta adecuadamentesoportado con la documentación correspondiente debidamente requisitaza ( previa revisión y autorización), y la póliza de egresos.
• Se expiden los cheques con firmas mancomunadas.
• Están registradas a nombre de la entidad las cuentas de cheques que se manejan en ella.
• Se evita el firmar cheques en blanco, al portador o a la vista.
• Se mantiene en lugar seguro copia de las tarjetas donde aparecenlas firmas autorizadas para expedir cheques.
• Se mantiene permanentemente actualizado, en el banco y en las oficinas de la entidad, el registro y autorización de firmas para expedir cheques.
• Se mantienen en lugar seguro y apropiado ( caja fuerte de ser posible) los talonarios de cheques por usar.
• Se adhieren a los talonarios los cheques originales cancelados.
• Se ejerce control sobre loscheques devueltos a fin de evitar que vayan a cubrir faltantes de caja.
• Se prepara un reporte diario de saldos en cuentas de cheques, se confrontan contra libros estos saldos.
• Están prenumerados todos los cheques.
• Se ha establecido la política de que todos los cheques se expidan nominativamente y que se fije un importe mínimo para efectuar pagos por este medio.
• Se listan los...