manual de control para la documentacion



MANUAL DE CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN


Procedimiento de control de la documentación
Objetivo
Controlar la documentación utilizada en el área de calidad con ayuda de un manual que permita un mejor manejo de los documentos para un mejor desempeño en dicha área.
Alcance
Este manual controlará los documentos que tengan alguna relación con la calidad del proceso de producción. Tal es elcaso de la empresa Imagen Empresarial, pues dicha empresa maneja dos diferentes formatos de órdenes de producción los cuales sirven para un mejor control de calidad en el proceso de producción de falda y blusa, procesos que lleva a cabo la empresa.
Organización
El siguiente organigrama muestra a los elementos que tienen participación en lo referente a la calidad de la empresa ImagenEmpresarial:











Definiciones
1.- Documento: Información y su medio de soporte. Abarca tanto la información contenida en el documento en si, como las diferentes formas que estos podrían tener tales como los documentos escritos, los discos duros de computador, disquetes, CD, cintas de video, audio y afiches, entre otros.

2.- Documento controlado: Los documentos controlados sonaquellos que describen los métodos y prácticas operativas de la entidad y que por lo tanto deben mantenerse actualizados para que sean verdaderas herramientas de gestión.

3.- Documentos no controlados: Son aquellos que no son controlados en su distribución y por lo tanto no requieren de una actualización cuando el original sufra un cambio.

4.- Soporte del documento: Medio en el que se encuentra laadherida la información: electrónico, físico, entre otros.

5.- Requisito: Necesidad o expectativa, generalmente implícita u obligatoria.

6.- Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencias de actividades desempeñadas.

7.- Documentos internos: Son todos los documentos adicionales del Manual de Calidad, Procedimientos de Calidad y Manuales Operativos que sonrequeridos por la organización para asegurar la efectiva planeación, operación y control de sus procesos. (Ejemplo: guías técnicas, especificaciones, tabuladores, calendarios, otros manuales, etc.).

8.- Procedimiento: Sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad de función para la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbitopredeterminado de aplicación.





Siglas

NA- norma administrativa
PC-política de calidad
OC- objetivos de calidad
MC-manual de calidad
RE-registro
ES- especificaciones
EB- ensamble blusa
EF- ensamble falda
MCD- Manual de Control de la Documentación.

Elaboración

1.- La Jefatura de Control de Calidad selecciona y establece una serie de parámetros para la integración decualquier documento referente a calidad.

2.- La Jefatura de Control de Calidad elabora un formato por medio del cual la supervisión de calidad podrá controlar la calidad de los productos en base a los parámetros de revisión de calidad establecidos. El formato cuenta con un código que lo diferencia de los demás documentos y de acuerdo al documento que corresponda, le coloca los parámetros que leconciernen. El formato es elaborado en un documento de office (Word) en electrónico para su revisión. En el Anexo se muestran ejemplos de los documentos generados.

3.- El documento es enviado a revisión por parte del Jefe de Control de Calidad al Gerente General para que este apruebe o rechace el documento generado.

Identificación

Los documentos que se utilizan en control de calidad son lossiguientes:

Documento
Código
Orden de producción.
OP- CC- 01
Hojas de registro de entrada de productos.
RE- CC- 02
Hojas de registro de salidas de productos.
RS- CC- 03
Formato para devoluciones.
FD- CC- 04
Formato de control de calidad.
FC- CC- 05
Solicitud de formato.
SF- CC- 06

La composición del código es la siguiente:

Dígitos para el documento: 6

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