Manual de contruccion de organigrmas

MINISTERIO DE PLANIFICACION NACIONAL Y POLITICA ECONOMICA ÁREA DE MODERNIZACIÓN DEL ESTADO

Manual de construcción de organigramas para las estructuras de las instituciones públicas

Mayo, 2007

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PRESENTACIÓN

El Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN) se ha propuesto apoyar, fortalecer e incentivar el Sistema Nacional de Planificación en todos suscomponentes, desde el Ministerio mismo, las Unidades de Planificación Institucional, hasta los diferentes mecanismos de coordinación. En ese sentido, para agilizar y facilitar todo el proceso de estudio, análisis y elaboración del documento que fundamenta la reorganización y por ende las autorizaciones y aplicación de la organización que se considere más conveniente para la prestación del serviciopúblico, se ha dispuesto de un mecanismo sencillo y ágil que conlleva la participación de MIDEPLAN como entidad asesora y de apoyo técnico en esta materia. Esto ha dado origen a que MIDEPLAN genere una serie de instrumentos que sirvan de guía a los jerarcas institucionales y a sus unidades de planificación en los procesos de reorganización interna que lleven adelante. La emisión de lineamientos, deguías de reestructuración1, de un manual de nomenclatura2 y el presente documento se inscriben como parte de este esfuerzo. La experiencia acumulada de la Dirección de Modernización del Estado del MIDEPLAN, en materia de reforma institucional, apoyado por la asesoría y aportes documentales de la Escuela de Administración Pública de la Universidad de Costa Rica, así como la investigación bibliográficarealizada, permite sintetizar los aspectos mínimos, de contenido y de diagramación, necesarios para diseñar organigramas en las instituciones públicas. Por ello, la elaboración de un manual sobre organigramas constituye para las Unidades de Planificación, un instrumento técnico de análisis organizacional, o de simple consulta de los usuarios de MIDEPLAN. Cabe destacar que el desarrollo deinstrumentos para la confección de organigramas y otras herramientas administrativas de aplicación interna, deben ser acompañados o respaldados por un proceso de reflexión y no meras ocurrencias, para articular las decisiones meramente administrativas con el papel que cumple la institución en beneficio de los ciudadanos. De ahí que, es posterior a la evaluación y determinación de funciones generales ybásicas así como de los procesos fundamentales y de apoyo que debe cumplir la institución, empresa u organización en general -de acuerdo con la misión que le determina el marco jurídico- que el analista pueda proceder al diseño estructural. Visualizar la organización a través de la representación de las unidades administrativas en una gráfica, con sus relaciones de autoridad, de coordinación y losdiferentes niveles de jerarquía de

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http://www.mideplan.go.cr/images/stories/mideplan/modernizacion/guas_reestructuracion.pdf http://www.mideplan.go.cr/images/stories/mideplan/modernizacion/guia_nomenclatura.pdf

3 la organización, conlleva a conocer los roles estratégicos y operativos que corresponde según el nivel, los diferentes grados de complejidad y responsabilidad que cada unidadasume. A fin de de dar coherencia y uniformidad a las estructuras institucionales del sector público, se espera cumplir con elementos básicos en el diseño de un organigrama, dirigido a obtener un ordenamiento lo más sencillo posible, sin menoscabar el conocimiento y análisis de la entidad. Para tal efecto debe cumplir características como la precisión, sencillez, uniformidad, presentación agradabley vigencia, entre otras.

Msc. Hannia Vega Viceministra de Planificación Nacional

Lic. Marco V. Arroyo Director del Área de Modernización del Estado

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I. 1.

REFERENCIAS A TERMINOS RELEVANTES Reestructuración institucional o reorganización administrativa

El Decreto Ejecutivo Nº 33713-MP-PLAN-MTSS, en su Artículo 2º reforma el artículo 14 del “Reglamento General del Ministerio...