Manual De Correpondencia

MANUAL DE CORRESPONDENCIA
CORRESPONDENCIA
Es la comunicación escrita entre dos o más personas. Forma en la cual se recibe la correspondencia a cada remitente:

CORRESPONDENCIA EXTERNA
Es la que cursa entre la entidad y otras entidades o particulares según y destino la correspondencia externa se divide en:

Correspondencia externa recibida; Es la que llega a la entidad por medio delservicio de mensajería, entrega personal, apartado aéreo, fax y correo electrónico.
La correspondencia externa recibida es oficial o particular:
Oficial: Se refiere exclusivamente a los asuntos propios de la entidad, independiente del medio utilizado, (courrier, mensajería fax, correo electrónico). Puede tener carácter confidencial y en esté caso se someterá a tramite especial.

Particular:Es al que llega a la entidad a titulo personal, trata de asuntos personales, no cita el cargo del funcionario. No generan trámite para las instituciones. Puede reconocerse porque se identifica visiblemente como ‘‘personal’’ o ‘‘confidencial’’.
La correspondencia que venga dirigida a la revisoría fiscal o Auditoria, cooperativas, sindicatos, asociaciones fondos y demás oficinas delegadas deotras entidades autónomas que allí funcionen, se tratará como correspondencia particular.
Correspondencia externa despachada:
Es la que se produce en la entidad de manera oficial, dirigida a otras entidades, particulares, a sus empleados sobre asuntos relacionados con su vinculación laboral.
Tomando en cuenta la forma de envió, la correspondencia externa despachada será: ‘‘de entrega ordinaria ‘o‘‘de entrega especial’’.
La primera corresponde a las cartas enviadas por correo ordinario, aéreo o nacional. La segunda identificará la correspondencia enviada por correo recomendado o entregado personalmente a los destinatarios, previa radicación.

CORRESPONDENCIA INTERNA
Es la que se produce entre los funcionarios de la misma entidad, como constancias, certificados, comunicadosmemorandos circulares, oficios y actas que se cursan entre las oficinas de la entidad. Son de carácter oficial.
DESCRIPCION
Correspondencia recibida
Para el control de la correspondencia recibida se ha establecido el uso del libro de control de documentación recibida tanto de entidades externas como la de las propias oficinas internas
Libro de control de correspondencia
El libro de control decorrespondencia debe contar con los siguientes siete campos
Ítem: Donde se establece la numeración correlativa por orden de llegada del a documentación. Esta numeración se reinicia cada año, ya que el libro se maneja por gestiones.
Fecha: Figura la fecha en la cual se esta recibiendo la correspondencia.
Documento: Se establece el código de procedencia del documento o bien el tipo de documento deque se trate como un fax o una nota, que en algunos casos no cuenta con código.
Procedencia: Se establece el lugar de donde procede la correspondencia.
Referencia: Debe reflejar el asunto o tema al cual esta referida la comunicación externa o interna.
Dirigido a: Se establece el nombre o iniciales del destinatario
Archivado en: Se establece en que file o carpeta debe archivarse ladocumentación.
Pasos para el tratamiento de la correspondencia

RECIBIDA
Sello de recepción de la empresa que denote claramente fecha y hora.
Numeración correctiva de recepción, se le debe asignar un numero a cada documento y anotarlo (sellando) dentro o al lado del sello de recepción.
Anotar los datos en el libro de control de correspondencia.
Digitalizar el documento y almacenar el archivo.Este archivo debe almacenarse en la ubicación del formato del sistema según la carpeta creada, si el directorio no existe es necesario crearlos.
Registro en el sistema de control de correspondencia, en la opción CARTAS.
Enlace en el sistema de correspondencia del registro con el archivo digitalizado.
Una vez registrados los datos, entregar la correspondencia o comunicación recibida al...