Manual de correspondencia sena

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)
RESOLUCIÓN 000102
04/02/2005
por medio de la cual se establecen pautas para el manejo de las comunicaciones oficiales en el Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, y se dictan otras disposiciones relacionadas con la gestión documental.

El Director General del Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, en ejercicio de las facultades conferidas en elnumeral 4 del artículo 4° del Decreto 00249 de 2004, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 80 de 1989 le asignó al Archivo General de la Nación la función de fijar las políticas y reglamentos para el manejo de los archivos en Colombia;

Que la Ley 594 de 2000 establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación;

Quemediante Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001, el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación estableció pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas;

Que el Decreto 249 del 28 de enero de 2004 modificó la estructura del Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, y estableció las funciones asignadas acada dependencia;

Que mediante Resolución 01863 del 13 de agosto de 2004 el Director General del Sena creó el Grupo Interno de Trabajo permanente de Administración de Documentos en la Secretaría General;

Que para la adecuada prestación del servicio ofrecido por el Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General y de los procesos de gestión documental que deben asumir losdespachos de los Directores Regionales y de Subdirectores de Centros de Formación Profesional, es necesario actualizar la normativa interna para establecer un procedimiento para la producción, recepción, radicación, direccionamiento, registro, entrega, distribución, seguimiento, conservación y consulta de documentos, y en general para la administración de las comunicaciones oficiales en el ServicioNacional de Aprendizaje, Sena,

RESUELVE:

CAPITULO I

Aspectos generales
Artículo 1°. Objeto. El objeto de la presente resolución es establecer los lineamientos para la administración de las comunicaciones oficiales, definir los conceptos que fundamentan la gestión de la correspondencia, determinar los criterios para la recepción, registro, entrega, alistamiento y distribución de lascomunicaciones de la entidad y establecer las funciones y responsabilidades de los funcionarios del Servicio Nacional de Aprendizaje en el trámite de las comunicaciones.

Artículo 2°. Principios. La gestión documental estará al servicio de los intereses generales y se desarrollará con fundamento en los principios de igualdad, transparencia, moralidad, eficiencia, eficacia, economía, celeridad,imparcialidad y publicidad.

Artículo 3°. Manejo centralizado de los procesos de correspondencia. Los Directores Regionales y los Subdirectores de Centros de Formación Profesional velarán porque la recepción y distribución de las comunicaciones oficiales se realice de manera centralizada y normalizada a través de Unidades de Correspondencia adscritas a los despachos de cada uno de los DirectoresRegionales y Subdirectores de Centro, respectivamente.
En la Dirección General los procesos de correspondencia estarán a cargo del Grupo de Administración de Documentos.

Artículo 4°. Unidades de Correspondencia y funcionarios a cargo. Las unidades de correspondencia deberán contar con el personal suficiente y debidamente capacitado, lo mismo que con los medios físicos y tecnológicos necesarios quepermitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico y cualquier otro tipo de tecnología que se implemente para el manejo de estas, de modo que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y garanticen el cumplimiento de los objetivos de la...