Manual de cuentas por pagar
Páginas: 7 (1725 palabras)
Publicado: 2 de junio de 2010
INTRODUCCION:
La Gerencia de Finanzas con la asesoría del área de Calidad han elaborado el “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL TRAMITE DE PAGO DE CUENTAS POR PAGAR”; cuyo propósito fundamental es contar con un documento que ayude al personal involucrado a realizar las actividades relacionadas con la erogación del gasto e inversión, mediante el pago de cuentas por pagar por los diversosconceptos, de manera eficiente y eficaz, coadyuvando a las áreas involucradas en el cumplimiento de sus objetivos.
OBJETIVO
Establecer los lineamientos metodológicos para la recepción, tramitación y gestión de los documentos necesarios para la generación de un pago a terceros por concepto de: Reposición de fondo de caja chica, reembolso a empleados, servicios generales, consumibles, y adquisición deinversiones, entre otros, que presentan y requieren cada uno de los proyectos, con la finalidad de realizar de manera oportuna los pagos y reintegro de fondos.
POLITICAS GENERALES
La presente normatividad es de observancia obligatoria para el personal que realice las funciones de recepción y trámite de solicitudes de cuentas por pagar de la Dirección General, Direcciones de Área, GerenciasOperativas y Financieras.
El Gerente de Finanzas es responsable de diseñar, establecer y actualizar los sistemas administrativos, políticas y procedimientos que se requieran para regular el control, administración y gestión del trámite de pago de cuentas por pagar a nivel institucional. Es a su vez responsable de asesorar sobre cualquier duda de interpretación de la normatividad establecida enel presente manual.
Las Gerencias de Operaciones son responsables de permear y transmitir a cada uno de los involucrados a su cargo, las normas y políticas a seguir para el trámite de reembolsos de gastos, viaje y caja chica.
POLITICAS ESPECÍFICAS
1. La Gerencia de Finanzas será responsable de controlar el proceso de los pasivos de “ACONSA Y ASOCIADOS CONSULTORES, S. DE R.L.” generadospor las distintas áreas involucradas.
2. De igual manera, será la encargada de informar a la Dirección General y a las Direcciones operativas, la situación y estatus de las deudas adquiridas por la empresa.
3. Los recursos asignados a las diferentes Áreas de le empresa, autorizadas por el Director General, Directores de Obra o Gerencias, únicamente pueden ser ejercidas de acuerdo a lodispuesto en el presupuesto correspondiente.
4. La Gerencia de Finanzas, no podrá solicitar la emisión de cheques, notas de débito o realizar transferencias, sin contar con solicitud de pago, contrato validado por personal autorizado, o constancia de satisfacción del servicio (puede ser enviado vía correo electrónico, por la persona facultada), factura autorizada o formato de reembolso; esdecir, con documentación, soporte que acredite el compromiso de pago.
5. Se realizarán las gestiones de pago de acuerdo al Plan Financiero establecido por la Dirección General y Gerencia de Finanzas, tanto para pago a proveedores como para reposiciones de fondos fijos y reembolsos.
6. No se deben aceptar facturas que contengan errores, alteraciones o enmendaduras.
7. Loscomprobantes de gasto deben cumplir con los requisitos señalados en el artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación, los artículos 37 y 38 de su Reglamento, así como los contenidos en la regla 2.4.1 y 2.4.4 inciso E, que señalan:
Las facturas, recibos (tickets) deben de estar impresos por establecimientos autorizados por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público; cuando se trate decomprobantes impresos por el propio contribuyente deben contar con autorización de esa autoridad.
Dichos comprobantes deben cubrir los siguientes requisitos fiscales y administrativos:
a) Especificar el nombre de “ACONSA Y ASOCIADOS CONSULTORES, S. de R.L. de C.V.” y su Registro Federal de Contribuyentes AAC 030611 ST9 que acrediten que el documento está a favor de la empresa, así...
La Gerencia de Finanzas con la asesoría del área de Calidad han elaborado el “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL TRAMITE DE PAGO DE CUENTAS POR PAGAR”; cuyo propósito fundamental es contar con un documento que ayude al personal involucrado a realizar las actividades relacionadas con la erogación del gasto e inversión, mediante el pago de cuentas por pagar por los diversosconceptos, de manera eficiente y eficaz, coadyuvando a las áreas involucradas en el cumplimiento de sus objetivos.
OBJETIVO
Establecer los lineamientos metodológicos para la recepción, tramitación y gestión de los documentos necesarios para la generación de un pago a terceros por concepto de: Reposición de fondo de caja chica, reembolso a empleados, servicios generales, consumibles, y adquisición deinversiones, entre otros, que presentan y requieren cada uno de los proyectos, con la finalidad de realizar de manera oportuna los pagos y reintegro de fondos.
POLITICAS GENERALES
La presente normatividad es de observancia obligatoria para el personal que realice las funciones de recepción y trámite de solicitudes de cuentas por pagar de la Dirección General, Direcciones de Área, GerenciasOperativas y Financieras.
El Gerente de Finanzas es responsable de diseñar, establecer y actualizar los sistemas administrativos, políticas y procedimientos que se requieran para regular el control, administración y gestión del trámite de pago de cuentas por pagar a nivel institucional. Es a su vez responsable de asesorar sobre cualquier duda de interpretación de la normatividad establecida enel presente manual.
Las Gerencias de Operaciones son responsables de permear y transmitir a cada uno de los involucrados a su cargo, las normas y políticas a seguir para el trámite de reembolsos de gastos, viaje y caja chica.
POLITICAS ESPECÍFICAS
1. La Gerencia de Finanzas será responsable de controlar el proceso de los pasivos de “ACONSA Y ASOCIADOS CONSULTORES, S. DE R.L.” generadospor las distintas áreas involucradas.
2. De igual manera, será la encargada de informar a la Dirección General y a las Direcciones operativas, la situación y estatus de las deudas adquiridas por la empresa.
3. Los recursos asignados a las diferentes Áreas de le empresa, autorizadas por el Director General, Directores de Obra o Gerencias, únicamente pueden ser ejercidas de acuerdo a lodispuesto en el presupuesto correspondiente.
4. La Gerencia de Finanzas, no podrá solicitar la emisión de cheques, notas de débito o realizar transferencias, sin contar con solicitud de pago, contrato validado por personal autorizado, o constancia de satisfacción del servicio (puede ser enviado vía correo electrónico, por la persona facultada), factura autorizada o formato de reembolso; esdecir, con documentación, soporte que acredite el compromiso de pago.
5. Se realizarán las gestiones de pago de acuerdo al Plan Financiero establecido por la Dirección General y Gerencia de Finanzas, tanto para pago a proveedores como para reposiciones de fondos fijos y reembolsos.
6. No se deben aceptar facturas que contengan errores, alteraciones o enmendaduras.
7. Loscomprobantes de gasto deben cumplir con los requisitos señalados en el artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación, los artículos 37 y 38 de su Reglamento, así como los contenidos en la regla 2.4.1 y 2.4.4 inciso E, que señalan:
Las facturas, recibos (tickets) deben de estar impresos por establecimientos autorizados por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público; cuando se trate decomprobantes impresos por el propio contribuyente deben contar con autorización de esa autoridad.
Dichos comprobantes deben cubrir los siguientes requisitos fiscales y administrativos:
a) Especificar el nombre de “ACONSA Y ASOCIADOS CONSULTORES, S. de R.L. de C.V.” y su Registro Federal de Contribuyentes AAC 030611 ST9 que acrediten que el documento está a favor de la empresa, así...
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