Manual De Cumplimiento Ley 8204

MANUAL DE CUMPLIMIENTO
PARA LA PREVENCIÓN DE LA LEGITIMACIÓN DE CAPITALES

Aspectos mínimos a considerar

Para efectos de orden y facilitar su consulta, el contenido del Manual de Cumplimiento debe estructurarse en concordancia con el orden establecido en el Capítulo I, Artículo 3 de la Normativa para el Cumplimiento de la Ley 8204. Asimismo, las páginas del documento deben numerarse eincluir un índice, y se recomienda adicionar las definiciones de los términos de mayor uso en el Manual.

Definición de política y procedimiento, según el Diccionario de la Lengua Española, Edición 20°:

• Política: orientaciones o directrices que rigen la actividad de una persona o entidad en un asunto o campo determinado.
• Procedimiento: método para ejecutar algunas cosas.

Los formulariosa los cuales se haga referencia en el Manual deben adjuntarse al mismo como anexos.

Requisitos establecidos en el artículo 3 de la Normativa para el cumplimiento de la Ley N° 8204
Aspectos mínimos a considerar
a) Políticas y procedimientos para la debida identificación del cliente (persona física o jurídica que realiza directamente la transacción, así como la persona a favor de quien larealiza) y el origen de los recursos del cliente (incluso si se trata de menores de edad), así como políticas, procedimientos y controles para el registro y mantenimiento de la información y documentación de respaldo, los archivos de cuentas, la correspondencia comercial y las operaciones financieras que permitan reconstruir o concluir las transacciones.

b) Procedimiento para la aplicación de lapolítica “Conozca a su cliente”.
Indicar:

 Los datos que solicitan a los clientes físicos y jurídicos (como mínimo los establecidos en el Capítulo II de la Normativa).

 Los documentos de respaldo que solicitan para identificar a los clientes físicos (nacionales o extranjeros), así como a los clientes jurídicos (inscritos en Costa Rica o en el exterior), aplicando lo detallado en elCapítulo II de la Normativa.
 La metodología para verificar los datos del domicilio del cliente físico y jurídico, dejando constancia de la misma en el expediente. Tal y como señala la Normativa, esta verificación se puede efectuar por medio de recibos de servicios públicos, visitas al domicilio, constancias de una entidad gubernamental o cualquier otro método que permita cumplir con este requisito. Las políticas, procedimientos y controles para el manejo y conservación de los expedientes de los clientes, los cuales deben ser individualizados por cliente, en el plazo que señala la Ley Nº 8204 (durante la vigencia de una operación y al menos por cinco años a partir de la fecha en que finalice la transacción).

 Las políticas, procedimientos y controles para la conservación de losrespaldos manuales o informáticos (información y documentación de respaldo de las transacciones, archivos de cuentas, correspondencia comercial y operaciones financieras, entre otros), los cuales permitirían reconstruir las operaciones en el plazo que señala la Ley Nº 8204 (durante la vigencia de una operación y al menos por cinco años a partir de la fecha en que finalice la transacción).

Prohibición para mantener relaciones directas e indirectas con bancos pantalla (artículo 21 del Reglamento a la Ley 8204). Banco pantalla se conoce también como “shell bank” y corresponde a aquellos que no tienen presencia física.
Adjuntar:
 Los formularios de vinculación que utilizan al inicio de la relación de negocio, mediante los cuales obtienen los datos de los clientes, tanto para personasfísicas como jurídicas (conocidos como formularios “Conozca a su Cliente”).

 Cualquier otro formulario que utilicen para aplicar dicha política (por ejemplo de verificación de referencias, direcciones, etc.).

c) Procedimientos para el registro y control del ingreso y/o egreso de las transacciones en efectivo (incluidas las transferencias depositadas o retiradas en efectivo, desde el exterior...